In einem Unternehmen ohne klar definierte Prozesse herrscht Chaos und Chaos kostet wertvolle Ressourcen: Die Produktivität sinkt, der Kundenservice lässt nach und die Nerven der Mitarbeiter*innen liegen blank. Kein Zustand, den ein Unternehmen anstrebt und lange durchhält. Klare Strukturen, Zuständigkeiten und festgelegte Abläufe sind daher überlebenswichtig für ein Unternehmen, das am Markt erfolgreich bestehen möchte.

Merke:
Geschäftsprozesse spielen in jedem Unternehmen eine tragende Rolle. Klar definierte Prozesse können dabei entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens sein.

In diesem Blogbeitrag schauen wir uns an, was ein Geschäftsprozess ist, wie sich Geschäftsprozesse gestalten lassen und welche Rolle ein Warenwirtschaftssystem, wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, in einem Geschäftsprozesse einnimmt.

 

Der Geschäftsprozess und seine Bestandteile


Um Geschäftsprozesse definieren zu können, ist es wichtig zu wissen, wie ein Prozess allgemein aufgebaut ist.

Ein Geschäftsprozess wird durch ein festgelegtes Ereignis ausgelöst und endet mit einem klar angestrebten Ergebnis, das einen Mehrwert bieten soll. Um das Ergebnis zu erreichen, werden Ressourcen eingesetzt. Bei Ressourcen handelt es sich entweder um Rohstoffe oder um Wissen und Arbeitskraft.

Zwischen Anfang und Ende eines Prozesses liegt eine Abfolge von Einzeltätigkeiten. Diese Tätigkeiten können sequenziell oder parallel ablaufen. Oft müssen in einem Prozess Entscheidungen getroffen werden, die den weiteren Ablauf beeinflussen. Es können Verzweigungen entstehen. Oder ein Prozess kann erst weiterlaufen, nachdem ein bestimmtes Zwischenereignis eingetreten ist. Des Weiteren kann es Schnittstellen zu anderen Prozessen geben.  - All den Aktivitäten eines Geschäftsprozesses werden feste Zuständigkeiten und Rollen zugewiesen.

Einfach ausgedrückt:
In einem Geschäftsprozess weiß jeder Prozessbeteiligte genau was er wann zu tun hat und mit welchem Ergebnis. Input und Output sind klar.

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Die Gestaltung eines Geschäftsprozesses


Das Ziel eines Geschäftsprozesses ist immer der ideale Prozessablauf, mit einem optimalen Einsatz von Ressourcen. Der Wert des Inputs sollte geringer sein als der des Outputs. Durch die Transformation von Input zu Output soll eine Wertsteigerung erreicht werden.

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Um einen Geschäftsprozess gestalten zu können, müssen die einzelnen Prozessbestandteile und Prozessbeteiligten herausgearbeitet werden. Bei dieser Aufgabe helfen folgende Fragen:

  • Was löst den Prozess aus?
  • Welche Ressourcen (Input) werden benötigt?
  • Welche Tätigkeiten/Aktivitäten werden ausgeführt?
  • Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
  • Welche Verantwortlichkeiten und Rollen gibt es?
  • Wie sieht das Ergebnis (Output) aus?
  • Wie wird die Leistung gemessen?
  • Welche Erfolgskennzahlen sollen definiert werden?


Sobald die einzelnen Prozessbestandteile festgelegt wurden, kann mit der Darstellung des Prozesses, der sogenannten „Prozessmodellierung“, begonnen werden. Für die Modellierung von Geschäftsprozessen eignet sich die grafische Spezifikationssprache BPMN, Business Process Model and Notation.

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Hinweis:
Ein einmal definierter Geschäftsprozess bleibt nicht ein Unternehmensleben lang gleich: Ändern sich die Anforderungen oder Bedingungen, ändert sich auch der Prozess.


Welche Rolle spielt Business Central in Ihren Geschäftsprozessen?


Wenn Sie mit Dynamics 365 Business Central arbeiten, dann ist Business Central als Warenwirtschaftssystem automatisch in viele Ihrer Geschäftsprozesse integriert. Tätigkeiten, wie die Anlage von Stammdaten oder das Erstellen und Versenden von Verkaufs- oder Einkaufsbelegen wird häufig in Business Central ausgeführt. Somit nimmt Business Central eine wichtige Rolle in Geschäftsprozessen ein.

Optimierungspotential erkennen

Eine Analyse und Definition der Geschäftsprozesse hilft Ihnen, Potential für Optimierungen zu erkennen. Vielleicht stellen Sie fest, dass es Aufgaben gibt, die „kompliziert“ ablaufen oder Zuständigkeiten nicht klar geregelt sind.

In Bezug auf Business Central wird vielleicht deutlich, dass es Tätigkeiten gibt, die aktuell manuell oder außerhalb von Business Central ausgeführt werden und sich mithilfe von Business Central automatisierter bearbeiten lassen. Eine Analyse von Geschäftsprozessen kann echte Zeitfresser aufdecken und ermöglicht einen klaren Blick auf den Kommunikationsfluss.

Business Central Neueinführung oder Update

Bei einer Business Central Neueinführung oder einem Update Projekt helfen definierte Geschäftsprozesse dabei zu erkennen, inwieweit die Prozesse des Unternehmens zum Business Central Standard passen.

Sollten Prozesse nicht eins zu eins mit der Software abgebildet werden können, lässt es sich anhand der definierten Prozesse bewerten, inwieweit der Prozessablauf an die Software oder die Software an den Prozessablauf angepasst werden sollte.


Weitere Vorteile von Geschäftsprozessen:

  • Haben sie klar definierte Geschäftsprozesse, können neue Mitarbeiter*innen schneller in die Bewältigung komplexer Aufgaben eingearbeitet werden.
  • Sie erreichen eine höhere Kundenorientierung durch schnellere und reibungslosere Abwicklung von Standardabläufen.

 

Wie sieht es bei Ihnen aus?


Und wie steht es um Ihre Geschäftsprozesse? Haben Sie schon das volle Optimierungspotential ausgeschöpft und Ihre Prozesse laufen rund? Dann Herzlichen Glückwunsch.

Wenn Sie nicht zu den Lesern gehören, denen ich an dieser Stelle gratulieren kann, bitte keine Panik. Mithilfe einer Analyse und Definition Ihrer Geschäftsprozesse können Sie Abhilfe schaffen, Abläufe strukturieren und Zuständigkeiten klar definieren.

Chaos regiert zwar manchmal die Welt, aber in einem Unternehmen verhelfen nur klar definierte Geschäftsprozesse zum Erfolg.

 

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Jeanine Hense

Erstellt von Jeanine Hense

Beraterin Projektkunden bei der Comsol Unternehmenslösungen AG

"Die Dinge, die man falsch gemacht hat, bereut man nicht so sehr wie die Dinge, die man erst gar nicht versucht hat."

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