Gestiegene Rohstoffpreise, Umweltschutz, Home Office oder Prozesstransparenz. Es gibt vermutlich hundert weitere gute Gründe um Papier einzusparen. In den vergangenen Jahren begleiteten wir viele Kundenprojekte, die sich mit der Ablöse interner, papierner Prozesse mit Hilfe von Business Central, Dokumentenmanagementsystemen und Kollaborationstools beschäftigten.
Neben der Technologie sind diese Projekte stark von der Veränderung organisatorischer Prozesse geprägt. Immerhin gilt es etablierte und teils traditionelle Abläufe zu hinterfragen und liebgewonnene Handgriffe zu verwerfen. Diese Veränderungen brauchen viel Zeit und Geduld, währenddessen im schlimmsten Fall bereits gekaufte Software und Lizenzen im Abstellraum versauern.
Kleine Projekte mit großer Wirkung
Muss das immer so sein? Oder gibt es ein paar Ecken, in denen man "einfach konsequent anfangen kann"? Heute wollen wir uns mit einem dieser digitalen Graswurzelprojekte beschäftigen, ohne dass es breiter organisatorischer Veränderung, umfangreicher interner Abstimmung oder enormer Investition bedarf.
Der digitale Rechnungseingang
Fast alle unsere Kunden nutzen ihr Business Central, um Einkaufsrechnungen zu verbuchen. Bei den einen reicht eine einfache Einkaufsrechnung auf Sachkontobasis, bei anderen sind es komplexe Rechnungen mit Bezug zu Business Central Bestellungen, Wareneingängen oder Reklamationsmodul.
Ihnen allen sind einige Dinge gemein:
- Der Kreditor und die kfm. Randbedingungen sind zumeist bekannt.
- Die Rechnungen kommen immer im gleichen oder ähnlichen Format.
- Oftmals versenden die Lieferanten sie schon „irgendwie“ elektronisch.
- Die internen Prüfvorgänge auf Betrag, Inhalt, etc. sind bekannt und gelernt.
- Genauso die Handgriffe, um in Business Central hieraus eine Rechnung zu erstellen und zu buchen.
Immer dann, wenn ein Vorgang regelmäßig mit gleichen oder ähnlich strukturierten Informationen vorkommt, schreit es nach einer Optimierung und Automatisierung durch IT Lösungen. Insbesondere wenn die Informationen bereits digital vorliegen.
Haben Sie Eingangsrechnungen, die sie heute noch manuell aus Mailpostfächern holen? Deren Werte Sie händisch in Ihre Business Central-Einkaufsrechnungen übertragen? Die Sie ggf. zur Prüfung und Freigabe vorab noch per E-Mail durch das Unternehmen senden? Oder müssen Sie diese zur Weitergabe gar ausdrucken? Wenn ja, dann lesen Sie im Folgenden über einige "konsequent einfache" Lösungen mit Business Central.
Die strukturierte Rechnungsdatei
Leider noch sehr selten bekommen Sie von Ihren Lieferanten eine strukturierte elektronische Rechnung. Hiermit meinen wir eine Rechnungsdatei in einem vollständig maschinenlesbaren Format. Das, was man landläufig unter EDI kennt. Bekannte Schlagwörter der jüngeren Vergangenheit sind: XRechnung im UBL- oder CII-Format, opentrans, ZUGFeRD und Factur-X.
Sollten Ihre Lieferanten solche bekannten Formate (oder auch individuelle Formate) anbieten, können wir diese mit Hilfe von EDI-Add-ons, Anbindung von Cloud-Anbietern bis hin zur Eigenprogrammierung anbinden. Je nach Menge der Belege, Anzahl und Komplexität der Formate und notwendiger Nachbearbeitung gibt es hier unterschiedliche Lösungen, die für Sie passen.
Die PDF-Rechnung
Die PDF-Rechnung steht stellvertretend für diverse Formate, in denen man heute Rechnungen vermeintlich elektronisch bekommt. In freier Wildbahn tauchen neben PDF auch Worddateien, Excelrechnungen, E-Mails oder Bilddateien auf.
Obwohl eine PDF-Datei auf den ersten Blick eine "elektronische Rechnung" ist, so kann der Computer damit wenig anfangen. Das, was der Mensch als eine wohl strukturierte Rechnung aufgrund des Layouts empfindet, sind für den Computer schwer zuordenbare Informationen, deren bildhafte Anordnung mehr Hindernis als Hilfe ist. Der Bund hat unter diesem Link eine gute Übersicht über die Unterschiede bereitgestellt.
Eine Methode, um diese Art "elektronische Rechnung" trotzdem schnell und sicher in eine Business Central Rechnung zu überführen, ist die sogenannte OCR Texterkennung. Über eine Zusatzsoftware wird die PDF-Rechnung „gescannt“, die Textinhalte ausgelesen und anhand von vorgefertigten Wort-Bibliotheken und trainierten Layouts die relevanten Informationen herausgefiltert.
Beispielhaft sucht das OCR Programm nach den Wörtern: Rechnungsnummer; Re.-Nr.; Rechnung Nr. und weiß bei einem Treffer, dass der Text rechts daneben mit hoher Wahrscheinlichkeit die Rechnungsnummer ist, die an Business Central zu übergeben ist.
Findet die Software einen notwendigen Wert nicht, so hat je nach Lösung der Anwender die Möglichkeit, diese auf unterschiedliche Art zu trainieren. Das reicht vom manuellen Markieren mit der Maus und Merken von Koordinaten bis hin zum Einsatz künstlicher Intelligenz durch massenweises Abarbeiten und selbst lernende Mustererkennung in der Cloud.
Eine INTEGRIERTE Lösung: Capture von Continia
Im Screenshot sehen Sie beispielhaft die in Business Central integrierte Capture Lösung von unserem Partner Continia. Es wird der Belegeingang dargestellt, bei dem der Anwender noch fehlende Informationen zum Beleg ergänzt, in dem er die relevanten Inhalte rechts in der Anzeige des Belegs mit der Maus markiert. Beim nächsten Beleg dieser Art würde das System den Wert aufgrund des trainierten Layouts für diesen Lieferanten dann selbstständig erkennen.
Die Continia Lösung ist ein bewährtes Add-on und ermöglicht das Trainieren und Verarbeiten von Belegen direkt in Business Central. Ergänzt wird es um zusätzliche Funktionen im Bereich des Genehmigungsmanagements, der Bestellprüfung bis hin zur optionalen automatischen Buchung. Neben Einkaufsrechnungen lassen sich auch andere Belege hiermit verarbeiten (Verkaufsgutschriften, Aufträge etc.). Die von Hause aus schon gute Rechnungspositionserkennung ist ein weiterer Vorteil.
Eine CLOUDLösung: LÖSUNGSPAKETE VON Crossinx
Möchte man das Training der Belege nicht selbst vornehmen oder hat nur eine geringe Notwendigkeit am zusätzlichen Funktionsumfang in Business Central, so bietet sich alternativ die Verwendung einer Cloudlösung an.
Hier arbeiten wir mit Crossinx zusammen, die für die Verarbeitung von eingehenden und ausgehenden Belegen etablierte Lösungspakete in der Cloud bereitstellen. Zusätzliche Leistungen wie eine breite Verarbeitung von strukturierten Rechnungsdateien, Langzeitarchivierung oder die Digitalisierung des ganzen Posteingangs / -ausgangs sind dort auch erhältlich. 
SELBST MACHEN: Eine INDIVIDUALLÖSUNG
In besonderen Fällen greifen wir auf die Individualprogrammierung zurück. Zum Beispiel gibt es Kunden, die wenige aber sehr komplexe Layouts mit erweiterter Positionserkennung (Seriennr., Chargennr., Ablaufdatum, Pfandrücknahme etc.) verarbeiten wollen. Hier kommt man gerne an die Grenzen der bisher genannten Lösungen, wenn Lieferanten spaltenübergreifend, mehrzeilig verschoben oder mit Verweisen über mehrere Seiten kreativ werden.
Dann kann man versuchen, programmatisch die PDF-Dateien in reinen Text oder Excel zu konvertieren. Im Anschluss werden die Daten über eine individuelle Programmierung ausgelesen. Der Erfolg ist hier sehr stark vom Aufbau des PDF abhängig und sollte vorab gut mit vielen Beispielen geprüft werden.
Und was war jetzt mit dem Papier?
Stimmt, gut Frage! Wir wollten ja Papier sparen? Wenn möglich, sollten Ihnen Ihre Lieferanten elektronische Rechnungsdateien oder mindestens vom Abrechnungssystem erstellte PDF-Dateien direkt an ein E-Mail-Sammelpostfach senden. Besteht Ihr Lieferant weiterhin auf Papier, so können sie die Papierrechnung einscannen und dann selbst als PDF an ein E-Mail-Sammelpostfach senden.
Die Abarbeitung eines gescannten Papiers durch die OCR Texterkennung ist die gleiche, wie der OCR Scan des PDF, das Ihnen Ihr Lieferant per E-Mail gesendet hat. Einzig die Qualität des Scans ist ggf. schlechter und kann zur Nacharbeit führen.
Aber auch hier sind die OCR Programme mittlerweile so gut, dass weder handschriftliche Notizen, Buchungsstempel oder Spezialpapiere ein wirkliches Problem darstellen. Das Scannen von Papier und Senden als PDF an ein Sammelpostfach per E-Mail kann man durch einen speziellen Dokumentenscanner oder oftmals auch schon mit den Bordmitteln des Kopierers realisieren.
Je nach Volumen und Aufwand kann es auch interessant sein, den gesamten Posteingang durch einen Fremdleister wie Crossinx digital aufbereiten zu lassen. Leider sparen Sie im Fall des manuellen Scans kein Papier ein, aber gewinnen zumindest für sich Prozessgeschwindigkeit und sind „so digital wie möglich“.
Fazit
Die Digitalisierung des Rechnungseingangs ist ein überschaubares Projekt, das zeitnah umgesetzt werden kann. Insbesondere wenn Sie viele gleiche Belege erhalten, rentiert es sich schnell. Abhängig von Ihren Anforderungen und benötigten Funktionen gibt es eine breite Auswahl an Lösungen mit Business Central.
Generell verbauen Sie sich mit einem solchen Projekt auch nicht die spätere Integration in eine größere Dokumentenmanagementlösung (DMS). Im Umkehrschluss bringen DMS Lösungen teilweise auch eigene Bausteine für die Rechnungsverarbeitung mit, die man dann mit Business Central integrieren kann. Diese können auch der schnelle, schlanke erste Schritt im großen Projekt sein.
Gerne stehen wir Ihnen zum Thema "Automatisierte Belegverarbeitung" mit unseren Erfahrungen rund um etablierte Business Central Add-ons, intelligent angebundene Cloudlösungen, Anbindung vom DMS Systemen oder individuelle Programmierungen zur Seite. Einige Lösungen sind auch mit älteren NAV-Versionen gut abbildbar. Sprechen Sie uns an.
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