„Kannst du mal schnell?“, „Hast du kurz?“ oder „Sag mal, wo finde ich ...?“ sind kleine einleitende Worte im Arbeitsalltag, die oft die gleiche Ursache haben. Wir suchen verzweifelt eine Information irgendwo im Datendschungel und besonders gerne in unserer Lieblingsanwendung Dynamics NAV / Business Central.
Staunend und mit offenem Mund beobachten wir dann, wie der/die rettende Kollege/in virtuos durch die Anwendung schwingt und uns aus den Untiefen von Posten, Archivtabellen und mittels jahrelang antrainierter Shortcuts mit den rettenden Informationen versorgt.
Mittlerweile hat Microsoft sich dieser Herausforderung gestellt und mit den letzten Business Central Updates (die halbjährlichen Waves) neue Funktionen für die Suche und Recherche ausgerollt. Dreieinhalb davon wollen wir Ihnen heute vorstellen.
Die verbesserte Buchungsvorschau
Schon seit NAV 2017 erfreuen wir uns an der Buchungsvorschau, mit der wir prüfen können, welche Arten von Posten NAV / Business Central bei einer Buchung schreiben würde. Aus der Ergebnisübersicht der Buchungsvorschau kommt man mit einem weiteren Klick auf die Anzahl Posten in eine Detailansicht der Posten.
Seit der Version Wave 2 / 2021 (BC 19) kann man in der Finanzbuchhaltung Einrichtung die erweiterte Buchungsvorschau aktivieren.
Die erweiterte Vorschau zeigt sofort oben die Sachposten und unten die Übersicht der restlichen Posten, wie man es aus der Standardansicht gewohnt ist.
Darüber hinaus kann man hier noch eine hierarchische Ansicht für die Sachkonten aktivieren.
Die systemweite Unternehmenssuche
Die Unternehmenssuche ist mit Wave 1 / 2023 (BC 22) das erste Mal aufgetaucht und wird mit dem kommenden Wave 2 / 2023 noch einige Verbesserungen erfahren. Ziel ist es, systemweit mittels eines Shortcuts (Strg+Alt+F) ein allgemeines Suchfeld analog einer Browser-Suche zu erhalten.
Business Central durchforstet dann relevante Tabellen, wie Stammdaten, Posten, Belege usw., nach dem Suchbegriff und zeigt die Ergebnisse kumuliert an.
Neben dem Shortcut findet man sie auch über die Alt+Q Suche.
Der Suchtext (mindestens drei Zeichen) wird oben eingetragen und dann die Suche gestartet. Man kann dann direkt von den Ergebnissen in die Treffer wechseln.
Interessant ist, dass man selbst einstellen kann, welche Tabellen und Felder durchsucht werden sollen. Das gilt auch für eigene Felder und Tabellen.
Zugehörige Sachposten als FactBox
Ich weiß ehrlich gesagt nicht, wann diese Änderung Einzug gehalten hat, aber ich glaube, es war im Rahmen der Wave 2 / 2022 (BC21). In den Sachposten, aber auch auf gebuchten Belegen, gibt es eine neue FactBox an der rechten Seite. Sie zeigt direkt die zugehörigen Sachposten zur Buchung an und erlaubt eine schnelle Navigation dorthin.
Die „sanfte“ Belegprüfung
Manche fehlerhaften Belegeingaben zeigen sich erst beim Buchungsversuch und nicht schon bei der Eingabe oder Freigabe. Das ist leider oft zu spät, ein früherer Hinweis wäre schön. Hierfür gibt es seit Version Wave 1 / 2022 (BC 20) die sogenannte Belegprüfung. Man sieht nach Aktivierung eine Kachel rechts und einen schnellen Fehlertext, falls das System Fehleingaben identifiziert.
Wir sind ehrlich, so ganz überzeugt sind wir von der Prüfung noch nicht. Wir hätten mehr typische Prüfungen erwartet, die man vorher abfangen könnte. Auch gibt es ab und an Probleme bei der Aktualisierung der Kachel, nachdem man den Beleg angepasst hat. Hier hoffen wir auf Besserung im nächsten Release. Deswegen zählte dieses Hilfsmittel erstmal nur „halb“.
Fazit
Daten und Zusammenhänge suchen war früher eine Königsdisziplin in NAV. Durch die neuen Features wird diese zu Recht entthront und es bleibt mehr Zeit für Wichtigeres. Die Angst, das System nicht zu verstehen, wird kleiner und der Spaß im Umgang mit Business Central nimmt zu.
Wir sind begeistert von den vielen Neuerungen mit jedem BC Wave Update. Nutzen Sie Business Central in der Cloud (SaaS), so bekommen Sie diese ohne Mehrkosten auch regelmäßig.
Sind sie schon gespannt was im Wave 2 / 2023 auf uns wartet? Hier gibt es eine erste Vorschau mit interessanten Neuerungen rund um Funktionen, Verbesserungen der Prozesse und Performance.
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