E-Rechnung – Lästige Pflicht oder doch eine Chance?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 hatte Ende letztens Jahres zu erheblicher Unruhe geführt. Einige kaufmännische Mitarbeitende fragten sich bis zuletzt, ob sie nach dem Weihnachtsurlaub in ein Chaos oder in ein überschaubares Umstellungsabenteuer zurückkehren würden. Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr über unsere Erfahrungen und die Chancen durch die richtige Umsetzung der E-Rechnung.

Aktueller Hinweis Mai 2025: Mit der Version Business Central 26.1 hat Microsoft einige Neuerungen im BC E-Rechnung-Standard eingeführt. Diese umfassen sowohl funktionale Änderungen als auch die Integration zusätzlicher E-Rechnung-Anbieter. Ab Juni 2025 werden diese Änderungen voraussichtlich auch für unsere BC SaaS-Endkunden verfügbar sein. Wir analysieren derzeit diese Neuerungen und vergleichen sie mit anderen Optionen. Um stets informiert zu bleiben, empfehlen wir ein Blog-Abonnement.

E-Rechnung – Eine Standortbestimmung

Die Motivation unserer Kunden lässt sich grob in zwei Gruppen unterteilen: Einerseits diejenigen, die gesetzlich verpflichtet sind, eingehende E-Rechnungen zu verarbeiten und das Thema nur als notwendige Pflicht betrachten. Andererseits jene, die zusätzlich die Chancen der Digitalisierung durch die frühzeitige Implementierung und den Versand von E-Rechnungen nutzen möchten.

Aufgrund der im Oktober 2024 zusätzlich verabschiedeten Ausnahmen durch den Gesetzgeber, blieb der Aufwand für die erste Gruppe überschaubar. Viele Kunden folgten unserer Empfehlung, bei einem E-Rechnung-Lösungspartner einen Zugang zu eröffnen, der es ihnen ermöglicht, eingehende E-Rechnungen zu verarbeiten. Insbesondere, wenn bis dato noch keinerlei E-Rechnungen eingangs- und ausgangsseitig im Einsatz waren, reichte diese Vorbereitung aus. Die vollständige digitale Integration mit dem ERP-System plant diese Kundengruppe schrittweise ab 2025.

Was treibt neben der gesetzlichen Pflicht dann aber die zweite, innovativere Gruppe an? Unternehmen, die sich bereits intensiv mit dem Thema beschäftigt haben, sehen u.a. die folgenden Vorteile der E-Rechnung:

• Effizienzsteigerung
• Digitalisierungsschub
• Umweltfreundlichkeit
• Kosteneinsparung
• Bessere Datenqualität
  

Diese finden sich auch in einer umfassende Studie der FAU Nürnberg in Zusammenarbeit mit der Universität Potsdam. Zudem existieren verschiedene Modellrechnungen, die darauf hinweisen, dass die Kosteneinsparungen bei eingehenden E-Rechnungen etwa 11 € und bei ausgehenden E-Rechnungen etwa 6 € betragen können (Seite 8 in diesem Link).

Um diese Vorteile vollständig zu realisieren, ist es nicht ausreichend, den bestehenden Rechnungsversand / -empfang nur digital abzubilden. Entscheidend ist die Integration und Anpassung der vor- und nachgelagerten Prozesse. Im Folgenden erläutern wir Ihnen zwei Empfehlungen, um das Potenzial der E-Rechnung optimal auszuschöpfen.

1. Ausnahmen sind nicht die Regel

Bedauerlicherweise hat der Gesetzgeber durch die zahlreichen Ausnahmen hinsichtlich Formaten und Übertragungswegen eine unübersichtliche Situation geschaffen. Der unkontrollierte Versand von E-Mails oder der Datenaustausch unter Verwendung verschiedener Formate führt, insbesondere auf der Seite des Rechnungseingangs, zu viel Verwirrung und Beratungsbedarf.

Auch nimmt die Anzahl der potenziellen Fehlerquellen zu. Es sind häufig erweiterte IT-Kenntnisse erforderlich, um die Probleme zu identifizieren und zu beheben. Bei den bisher von uns umgesetzten E-Rechnungsprojekten waren die Sonderwünsche durch abweichende Formate, ergänzende PDF-Dateien oder Layouts sowie die unsichere Übertragung per Mail der größte Aufwandstreiber.

Wir empfehlen, die Kombination aus XRechnung-Format und PEPPOL-Versand bei Ihren Lieferanten konsequent durchzusetzen. Auf diese Weise vermeiden Sie potenzielle Probleme mit zusätzlichen PDF Anhängen oder nicht vollständig kontrollierten Übertragungskanälen wie E-Mail. Bei PEPPOL  werden fehlerhafte E-Rechnungen bereits beim Rechnungssteller abgewiesen. 

Obwohl das 4-Corner-Modell von PEPPOL (Bild unten / Quelle: BMI) auf den ersten Blick kompliziert aussieht, so wird dieser Übertragungsweg out-of-the-box von allen E-Rechnungsanbietern unterstützt. Neben dem sicheren Übertragungsweg sorgt auch ein offizielles Registrierungsverfahren der Teilnehmer für das notwendige Vertrauen im Prozess. 

Mit PEPPOL setzen Sie jetzt frühzeitig auf den sicheren und zukunftsorientierten Übertragungsweg. Implementieren Sie diese Kombination auch für Ihre ausgehenden Rechnungen, um die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden zu erleichtern.

Sind sie bereits für den Empfang über PEPPOL freigeschaltet? Dann melden sie sich gerne bei uns und erhalten in Zukunft auch ihre Comsol-Rechnung via PEPPOL.

2. E-Rechnungen sind wirklich anders – Weniger Text!

In der Vergangenheit hatten Sie beim Gestalten des Rechnungslayouts erhebliche gestalterische Freiheiten. Viele unserer Kunden ergänzen die Rechnungspositionen mit Vor- und Nachtexten, die wesentliche Informationen wie Zeiträume, Kostenstellen, Bestellreferenzen, Leistungs-beschreibungen oder Kündigungsfristen enthalten. Auch wir haben dies bei unseren ersten ausgehenden E-Rechnungen nicht ausführlich genug bedacht.

Die E-Rechnung unterstützt derartige Vor- und Nachtexte nur eingeschränkt. Zwar existiert ein Textfeld als Ergänzung zu einer vollständigen Rechnungsposition, jedoch ist dessen Nutzung nicht obligatorisch. Im Gegensatz dazu sind klar definierte Felder für Zeiträume, Referenzen zu Kostenstellen oder Verträgen vorhanden.

Um Ihre bestehenden Rechnungen korrekt und effizient für den Empfänger darzustellen, sollten Sie nicht unüberlegt Ihr bestehendes Layout verwenden und alle nicht passenden Informationen in das Textfeld der Artikelposition verschieben. Auch das Erstellen einer Dummy-Artikelposition bietet keine nachhaltige Lösung.

Bedenken sie, mit der E-Rechnung sind sie nicht mehr in der Lage das Layout der Rechnung, so wie es der Empfänger in seiner Software im Sichtformat sieht, vollständig zu bestimmen. Es gibt Softwarelösungen, die im Standard z.B. nur die Pflichtfelder anzeigen, Textfelder in der Ansicht kürzen (auf "Klick" sieht man dann den vollen Text) oder zusätzliche Dokumente erstmal ausblenden um eine optimale Seitenanzeige zu ermöglichen . Die Software weiß ja nicht, dass sie eine rechnungsrelevante Information in ein nicht dafür vorgesehenes Feld geschrieben haben.  

Im folgenden Beispiel sehen wir ein typisches NAV / BC - Druckrechnungslayout mit Vor- und Nachtexten. Die relevanten Informationen dieser Texte (hier: Zeitraum und Vertragsnummer) werden idealerweise nicht als Fließtext übertragen, sondern in eigene dafür vorgesehene Felder der E-Rechnung geschrieben.

In der Druckansicht unserer gewählten E-Rechnungslösung, sieht das fast aus wie im alten Drucklayout. 

Aber auf der Dateiebene erkennt man, dass die Datumswerte des Zeitraums in eigenen Feldern stehen (roter Pfeil). Das empfangende System kann diese Datumswerte viel einfacher auslesen und verarbeiten. Hingegen besteht bei der Vertragsnummer noch Nachholbedarf (gelber Pfeil). Sie teilt sich weiterhin mit etwas Text ein generelles Info-Feld. Hier müsste das empfangende System noch  mühsam die Vertragsnummer herausschneiden, um sie dann z.B. gegen einen Vertragstabelle zu prüfen.

Vor allem auf der Rechnungseingangsseite eröffnet sich durch die E-Rechnung ein erhebliches Potenzial für die effiziente automatische Rechnungsprüfung und -verarbeitung. Denken sie auch an Folgeprozesse wie Freigabeworkflows, für die das Auslesen von Kostenstellenfeldern hilfreich wäre. Dieses Potenzial kann aber nur ausgeschöpft werden, wenn die E-Rechnung sachgemäß umgesetzt wird.

Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Effizienz zu steigern, indem Sie Rechnungen mit korrekter Nutzung auch der optionalen Felder beim Aussteller einfordern. Setzen Sie selbst ein positives Beispiel, indem Sie bei der Rechnungserstellung ungeordnete Textübertragungen vermeiden.

Im Kontext der E-Rechnung ist weiterhin das Thema Sammelrechnungen zu betrachten. Aufgrund der eingeschränkt verfügbaren Felder auf Positionsebene kann die E-Rechnung Sammelrechnungen mit vielen Zusatzinformationen nur begrenzt abbilden. Für einen vollautomatisierten Rechnungsprozess ist es jedoch wesentlich effizienter, Einzelrechnungen zu erhalten und zu prüfen. Menschen bevorzugen hingegen häufig die Prüfung von Sammelrechnungen im Sichtformat.