Und wie landen die Belege in der Buchhaltung?

Unerwartet und plötzlich bestimmt ein Virus praktisch alle Bereiche unseres Zusammenlebens und -arbeitens und stellt die meisten Firmen vor große Herausforderungen; wirtschaftlich und organisatorisch. 

Sind Homeoffice oder Schichtorganisation erst einmal etabliert, wird oft deutlich, wo die gelebten Arbeitsprozesse noch Brüche oder manuelle Schritte enthalten. 

Microsoft Teams hilft uns bei Comsol nach dem Wechsel ins Homeoffice beispielsweise bei Austausch und Organisation von Informationen, sowie natürlich auch in der Kommunikation mit Ihnen, unseren Kunden.

Was aber ist mit den Geschäftsprozessen? 
 

Auch wenn die Ausgaben für Dienstreisen gerade gegen Null gehen, die Mitarbeiter der Comsol rechnen über die Reisekosten auch Ausgaben fürs Büro – Homeoffice (!) – ab. Monat für Monat müssen alle Belege und Quittungen, die in der Buchhaltung landen, mit den Abrechnungen zusammengeführt werden. Nichts Neues! Dennoch hat uns gerade jetzt die Frage angespornt, wie wir elegant und über die Distanz zusammenführen, was zusammengehört. 

Wir haben – natürlich von Homeoffice zu Homeoffice – mit Jochen Held gesprochen, dem Kopf hinter dem Comsol Add-on DocuTie - hier unser kleines Interview: 

Frage: 
"Jochen, ihr habt uns gerade eine Lösung vorgestellt, mit der wir unsere eingescannten oder fotografierten Belege digital einreichen können. Wie kann ich mir das vorstellen?" 

Antwort Jochen Held:
"Zunächst mag ich feststellen, dass Belege und Rechnungen aus vielen Quellen stammen können:  

Da wären z.B. Dokumente per E-Mail (Reisebestätigungen, Kaufbelege aus Online-Käufen, etc.).  
Hinzu kommen physikalisch vorliegende Belege (Tanken, Parken, etc.). Im ersten Fall hat man die Daten schon digital vorliegen, im anderen Fall muss man erstmal digitalisieren.  

Dank toller Features rund um Office 365 und den mobilen Apps wie auch OneDrive, müssen wir uns da aber keine Gedanken machen und diese Tools einfach clever nutzen. Ich war z.B. total begeistert, wie einfach „In PDF-Datei scannen“ per Smartphone und Office-App funktioniert – fotografieren, speichern und fertig! 

Diese digital vorliegenden Dokumente kann man dann ganz easy per „Drag&Drop“ einer Kostenabrechnung zuordnen und für die weitere Prüfung und Buchung digital weitergeben. Ob „DropZone“ oder einfacher Dateidialog, der Anwender kann das über eine Infobox direkt am Vorgang erledigen.  

Die ordentliche Ablage und zentrale Speicherung übernimmt dann Comsol DocuTie. Die Sortierung in der Buchhaltung entfällt komplett. Der oder die Belege sind direkt an der Abrechnung in der Infobox verfügbar und einsehbar." 

 Frage: 
"Wie stellt DocuTie die Verknüpfung her mit der Reisekostenabrechnung?" 

Antwort Jochen Held:
"DocuTie weiß, von welchem Quell-Datensatz ausgehend die Belege/Dokumente über die DropZone/Infobox gespeichert wurden und vermerkt das in den daraus erzeugten Dokumenten-Posten (DocuTie-Posten). Zudem kennt DocuTie auch die Business Logik dahinter und kann 
solche Belege dann auch aus den gebuchten Abrechnungen ausgehend anzeigen und sichtbar machen.“ 

 Frage:
"Wo überall können Dokumente und Daten mit DocuTie verknüpft werden?" 

Antwort Jochen Held:
"Das Besondere an DocuTie ist, dass Reisekosten nur ein ganz kleiner Anwendungsfall ist. Die Infobox zum „Droppen“ und „Anzeigen“ kann letztlich an jedem beliebigen Datensatz in Business Central angedockt werden. So können auch Eingangsrechnungen an Bestellungen,  
Verträgen und Lieferanten, Kundenbestellungen an Aufträgen und vieles mehr gelöst werden. Der Fantasie sind da keine Grenzen gesetzt." 

 Frage:
"Ab welcher Version ist dies umsetzbar?" 

Antwort Jochen Held:
"DocuTie wurde im Jahre 2018 als unser erstes AddOn in Appsource, dem App-Store von Microsoft für Business Central Cloud-Lösungen, veröffentlich. DocuTie ist vor allem auf WebClient-Nutzung optimiert und ab Business Central Versionen ab Herbst 2018 verfügbar (BC130, BC140 ff.). 

„Jochen, vielen Dank für den Blick „hinter die Kulissen“ dieses Geschäftsprozesses!  

Und: Guter Hinweis, die Office App zum Scannen der Belege per Kamera des Smartphones zu verwenden!“ 

Mein Fazit:

Sie sehen also, es müssen nicht immer komplizierte Lösungen sein, um spürbare Verbesserungen oder Erleichterungen zu erzielen! 

Einige grundsätzliche Überlegungen zu Maßnahmen in der Krise und Links zu interessanten Förderprogrammen für digitale Projekte finden Sie im lesenswerten im Beitrag von Alexender Brož.

Welche „manuellen“ Prozessschritte beschäftigen Sie mehr als nötig? Sprechen Sie uns an – gerade jetzt! Oft ist die Lösung einfacher als es auf den ersten Blick erscheint!