Kaufen Ihre Debitoren regelmäßig gleiche Artikel oder Dienstleistungen bei Ihnen ein? Dann ist die Verwendung von wiederkehrenden Verkaufszeilen vielleicht genau das Richtige für Sie. Was sich dahinter verbirgt und wie Sie damit Ihre Effizienz mithilfe von Business Central steigern, erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag.
Gut zu wissen: In diesem Beitrag lernen Sie die wiederkehrenden Zeilen im Verkauf kennen. Sie finden die gleiche Funktion auch für den Bereich Einkauf.
Was sind Wiederkehrenden Verkaufszeilen?
Mithilfe wiederkehrender Verkaufszeilen definieren Sie ein Satz aus Zeilen, den Sie einem Debitor zuweisen können. Erstellen Sie nun einen Verkaufsbeleg für diesen Debitoren, können Sie über die Funktion „Wiederkehrende Verkaufszeilen abrufen“ diese Zeilen in den Beleg laden.
Sie sparen sich somit das Einfügen von einzelnen Zeilen in einen Verkaufsbeleg. Großartig ist dabei, dass Sie neben Artikeln unter anderem auch Sachkonten, Ressourcen, Zu- und Abschläge oder Bemerkungen als wiederkehrende Verkaufszeile definieren können.
Ein einmal definierter Satz kann beliebig vielen Debitoren zugewiesen werden. Mit den wiederkehrenden Verkaufszeilen sparen Sie sich also das Eintippen immer wieder gleicher Zeilen in einen Verkaufsbeleg. Das spart nicht nur Zeit und vermeidet Fehler, sondern steigert gleichzeitig die Effizienz bei der Bearbeitung von Verkäufen.
Wiederkehrende Verkaufszeilen anlegen
Auf der Übersichtsseite der Wiederkehrenden Verkaufszeilen sehen Sie alle bisher angelegten Sätze von wiederkehrenden Verkaufszeilen. Um einen neuen Satz an Zeilen zu definieren, klicken Sie auf den Neu-Button.
Es öffnet sich eine neue Karte. Hier vergeben Sie einen Code und eine Beschreibung. Anschließend fügen Sie die gewünschten Zeilen ein.
Wiederkehrende Verkaufszeilen einem Debitor zuweisen
Um einem Debitor wiederkehrende Verkaufszeilen zuzuweisen, öffnen Sie die Debitorenkarte. und rufen die zugehörigen wiederkehrenden Verkaufszeilen auf.
Hier können Sie dem Debitoren weitere Codes zuordnen. Sollte der gewünschte Verkaufszeilen-Satz noch nicht definiert sein, können Sie über den Neu-Button einen neuen Zeilen-Satz anlegen.
Des Weiteren können Sie dem Verkaufszeilen-Satz einen Gültigkeitsbereich zuweisen oder eigene Zahlungsbedingungen festlegen. Außerdem definieren Sie, wie die Auswahl der Zeilen in den Belegen erfolgen soll. Sie haben drei Möglichkeiten:
- Manuell
- Automatisch
- Immer bestätigen
Wiederkehrende Verkaufszeilen im Verkaufsauftrag verwenden
Um wiederkehrenden Verkaufszeilen zum Beispiel in einem Verkaufsauftrag zu verwenden, erstellen Sie einen neuen Verkaufsauftrag für einen Debitoren, für den wiederkehrende Verkaufszeilen definiert sind.
Sie können wiederkehrende Verkaufszeilen neben dem Verkaufsauftrag auch in Angeboten, Rechnungen und Gutschriften verwenden.
Je nach gewählter Einfüge-Option verhält sich die Auswahl bzw. das Einfügen der wiederkehrenden Verkaufszeilen abweichend.
Manuell
Haben Sie sich für das manuelle Einfügen der wiederkehrenden Verkaufszeilen entschieden, müssen Sie aktiv auf den Menüpunkt Vorbereiten gehen und die Funktion Wiederkehrende Verkaufszeilen abrufen auslösen.
Es öffnet sich ein Fenster mit den Codes der wiederkehrenden Verkaufszeilen, die dem Debitor zugweisen wurden.
Hier können Sie den gewünschten Codes auswählen. Mit einem Klick auf OK werden die Zeilen in den Verkaufsauftrag geladen und lassen sich nach Bedarf bearbeiten.
Automatisch
Ist dem Debitor nur ein Satz wiederkehrende Verkaufszeilen mit der Einfüge-Option automatisch zugewiesen, dann werden diese bei der Erstellung des Beleges automatisch als Zeilen eingefügt.
Ab zwei zugewiesenen Codes erscheint eine Benachrichtigung mit deren Hilfe man über ein Auswahlfenster die gewünschten Zeilen-Sätze auswählen kann.
Immer bestätigen
Bei der Option „Immer bestätigen" wird beim Anlegen des Verkaufsauftrages wieder die Benachrichtigung angezeigt, dass wiederkehrende Verkaufszeilen für den Debitor vorhanden sind. Beim Klick auf den Link Wiederkehrende Zeilen abrufen öffnet sich dabei immer das Auswahlfenster, auch wenn nur ein Code für den Debitor hinterlegt ist.
Mein Fazit:
Wiederkehrenden Verkaufszeilen können einem das Anlegen von Verkaufsbelegen in Business Central enorm erleichtern. Bestellen Kunden regelmäßig gleiche Artikel, erspart der Anwender sich das Eingeben der immer wieder gleichen Zeilen in einen Verkaufsbeleg. Das spart am Ende nicht nur Zeit und beugt Fehler vor, sondern steigert auch die Effizienz!
Für die Angebotserstellung könnte man sich zum Beispiel Zeilenpakete inklusive passender Texte vorbereiten.
Wenn Sie sich mit den wiederkehrenden Verkaufszeilen auseinandersetzen, fallen Ihnen bestimmt noch weitere Anwendungsmöglichkeiten ein. Und nicht vergessen: auch im Einkauf bietet uns Business Central die gleiche Möglichkeit.
Für weitere hilfreiche Tipps & Tricks in Dynamics NAV / Business Central klicken Sie einfach auf den Namen der Autorin und Sie sehen alle Beiträge im Überblick.
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