Haben Sie Ihre Stammdaten im Griff? Sind Ihre Artikeldaten vollständig angelegt und die Buchungsgruppen korrekt hinterlegt? Saubere Stammdaten sind das A & O für effizientes Arbeiten in einem ERP-System wie Business Central. Fehlerhafte oder unvollständige Stammdaten bringen häufig einen Rattenschwanz an Korrekturen mit sich und kosten unnötig Zeit, zum Beispiel bei der Eingabe von Verkaufs- und Einkaufsbelegen.
Business Central gibt uns mit den sogenannten Konfigurationsvorlagen ein wichtiges Werkzeug an die Hand, um unsere Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und Artikel von Anfang an sauber im ERP-System anzulegen.
Wie diese Konfigurationsvorlagen angelegt und angewendet werden, stelle ich Ihnen in diesem Blogbeitrag vor.
Hinweis: Der Blogbeitrag wurde auf Grundlage der Business Central Version 17 geschrieben. Ab der Version 18 finden wieder die Debitorenvorlagen, Kreditorenvorlagen und Artikelvorlagen Anwendung.
Saubere Stammdaten – das A & O für effizientes Arbeiten
Wenn Sie einen Verkaufsauftrag anlegen, übernimmt das System automatisch viele Information aus der Debitorenkarte direkt in den Auftrag, wie zum Beispiel die Buchungsgruppen oder auch Zahlungs- und Lieferbedingungen. Das funktioniert allerdings nur, wenn diese Informationen vorher auf der Debitorenkarte gepflegt wurden.
Es gibt viele Felder auf der Debitorenkarte, die bei jedem Debitor oder einer Gruppe von Debitoren immer den gleichen Wert enthalten. Für diese Felder ist es sinnvoll, einen Standardwert zu definieren. Für genau diese Fälle lassen sich in Business Central Vorlagen definieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehleingaben sowie Folgefehler im Prozess.
Anwendungsbeispiele für Konfigurationsvorlagen
Viele Unternehmen haben nicht nur Debitoren im Inland sitzen, sondern verkaufen auch an Kunden in der EU oder ins Ausland. Für diese unterschiedlichen Debitoren werden unterschiedliche Buchungsgruppen Einstellungen benötigt. Diese lassen sich mithilfe von definierten Standardwerten in Konfigurationsvorlagen optimal auf der Debitorenkarte vorbelegen.
Eine weitere Idee wäre, Kundengruppen nach Preisgruppen zu kategorisieren oder Zahlungs- und Lieferbedingungen mit Standardwerten vorzubelegen.
Das gleiche gilt für Kreditoren oder Artikel. Vorlagen für Artikel könnten zum Beispiel für unterschiedliche Mehrwertsteuer-Sätze angelegt werden.
Alle wichtigen Felder mit Standardwerten lassen sich mithilfe von Konfigurationsvorlagen vordefinieren. Welche Vorlagen Sinn machen, hängt von den jeweiligen Unternehmensprozessen ab.
ACHTUNG: Vorlagen-Wirrwarr
Wenn Sie in der Business Central Suche nach Vorlagen suchen, dann finden Sie unter anderem auch Debitorenvorlagen, Kreditorenvorlagen oder Artikelvorlagen. Diese Vorlagen finden keine Anwendung bei der Anlage neuer Debitoren, Kreditoren oder Artikel. Das kann schon mal zu Verwirrungen führen.
Nur die Vorlagen, die über Konfigurationsvorlagen angelegt wurden, werden bei der Anlage von Kreditoren, Debitoren oder Artikeln angewendet!
Hinweis: Der Blogbeitrag wurde auf Grundlage der Business Central Version 17 geschrieben. Ab der Version 18 finden wieder die Debitorenvorlagen, Kreditorenvorlagen und Artikelvorlagen Anwendung.
Konfigurationsvorlagen erstellen
Um eine neue Konfigurationsvorlage zu erstellen, gehen Sie mithilfe der Suche auf die Seite Konfigurationsvorlagen. Auch der Link „Vorlagen“ führt Sie zur Seite der Konfigurationsvorlagen.
Sollten bereits Konfigurationsvorlagen angelegt sein, finden Sie hier eine Listenübersicht der angelegten Vorlagen.
Über den Menüpunkt „Neu“ öffnen Sie eine neue Vorlage.
Hier geben Sie einen Code ein, eine Beschreibung sowie die Tabellen ID, für die Sie eine Vorlage erstellen möchten.
- Debitoren: Tabellen ID = 18
- Kreditoren: Tabellen ID = 23
- Artikel: Tabellen ID = 27
Standardmäßig steht die Vorlage bereits auf „Aktiviert“.
Anschließend fügen Sie in den Zeilen die Felder ein, die Sie mit einem Standardwert belegen möchten und geben den Standardwert ein.
Funktion „Konfigurationsvorlage kopieren“
Eine bestehende Vorlage lässt sich ganz einfach kopieren über die Funktion „Konfigurationsvorlage kopieren“. Hierfür muss nur im Feld Code ein Wert eingetragen werden.
Vorlage bei der Anlage eines Datensatzes verwenden
Beim Anlegen eines neuen Datensatzes, wie zum Beispiel eines neuen Debitors, öffnet sich ein Auswahldialog mit einer Übersicht aller aktivierten Vorlagen der Tabelle Debitor. Markieren Sie die gewünschte Vorlage und bestätigen mit OK.
HINWEIS: Wenn nur eine Vorlage vorhanden ist, wird diese automatisch angewendet ohne Auswahldialog!
Die Standardwerte der Vorlage werden automatisch in den neuen Datensatz übernommen.
Funktion „Vorlage anwenden“
Die Funktion „Vorlage anwenden“ gibt Ihnen die Möglichkeit, in einer bestehenden Debitorenkarte eine andere Vorlage anzuwenden. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn Sie im Auswahldialog eine falsche Vorlage ausgewählt haben.
Vorlage erstellen aus einem Datensatz
Neben dem Erstellen von Vorlagen über die Konfigurationsvorlagen, lässt sich eine Vorlage auch direkt über einen Stammdatensatz erstellen. Sie haben zum Beispiel einen Debitor angelegt, für den Sie eine Vorlage erstellen wollen. In diesem Fall gehen Sie auf die Debitorenkarte und führen die Funktion „Als Vorlage speichern…“ aus.
Es öffnet sich die Karte „Debitorenvorlage“. Diese enthält Felder mit den Standardwerten, die in der Vorlage gespeichert wurden. Diese können lassen sich in der Karte anpassen. Sollten weiter Felder mit Standardwerten belegt werden, die sich nicht auf der Vorlagen-Karte befinden, dann können Sie dies über die Konfigurationsvorlagen machen. Hier erhalten Sie wieder Zugriff auf alle Felder der Tabelle.
Mein Fazit:
Konfigurationsvorlagen sind ein großartiges Werkzeug um Stammdaten, wie Debitoren, Kreditoren und Artikel von Anfang an sauber und vollständig in Business Central anzulegen. Fehler in der Belegerfassung sowie in weiterführenden Prozessen lassen sich dadurch gezielt reduzieren.
Bevor Sie Vorlagen anlegen, sollten Sie sich überlegen, welche Felder sich mit Standardwerten vorbelegen lassen und welche Debitoren, Kreditoren oder Artikel sich als Gruppen zusammenfassen lassen.
Etwas verwirrend ist die Tatsache, dass Sie in Business Central noch in der Suche Links zu Debitorenvorlagen, Kreditorenvorlagen sowie Artikelvorlagen finden, die aber nicht mehr für die Anlage neuer Datensätze Verwendung finden.
WICHTIG: Vorlagen für die Anlage von Debitoren, Kreditoren sowie Artikeln immer als Konfigurationsvorlagen anlegen.
Wenn Sie Unterstützung benötigen bei der Einrichtung von Konfigurationsvorlagen in Ihrem System, helfen wir Ihnen gern.
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