Business Central hilft uns bei der Prüfung und Berechnung der Liefertermine. Damit die Berechnung korrekt erfolgt, müssen vorab verschiedene Daten im System gepflegt sein. Welche das sind und wie das System die Berechnungen der einzelnen Datumsfelder durchführt, erkläre ich Ihnen in diesem Blogbeitrag.
Die Voraussetzungen
Die Lieferterminbestätigung ist ein wichtiger Bestandteil der Auftragsabwicklung. Ein Kunde bestellt zum Beispiel Ware zu einem bestimmten Termin und der Auftragsabwickler muss prüfen, ob der gewünschte Liefertermin realisierbar ist. Manchmal muss einem Kunden für seine Bestellung auch einfach nur der schnellstmögliche Liefertermin mitgeteilt werden.
Die Datumsfelder in der Verkaufszeile
Sobald wir einen Artikel in die Verkaufszeile einfügen, berechnet Business Central das Warenausgangsdatum, das geplante Warenausgangsdatum sowie das geplante Lieferdatum.
- Das Warenausgangsdatum ist das Datum, an dem die Artikel im Lager zur Kommissionierung zur Verfügung stehen
- Das geplante Warenausgangsdatum ist das Datum, an dem die Artikel das Lager verlassen
- Das geplante Lieferdatum ist das Datum, an dem die Lieferung der Artikel an die Adresse des Kunden erfolgen soll
Damit Business Central diese Datumsfelder richtig berechnet, muss beim Lagerort die ausgehende Lagerdurchlaufzeit sowie die Transportzeit im Verkaufsauftrag korrekt gepflegt sein.
Berechnung der Datumsfelder ohne gewünschtes Lieferdatum
Wenn der Debitor kein gewünschtes Lieferdatum für seine Bestellung angibt, bleibt das Datumsfeld „Gewünschtes Lieferdatum“ im Verkaufskopf leer.
Um das geplante Lieferdatum zu ermitteln, führt das System nun eine Vorwärtsberechnung durch – ausgehend vom Warenausgangsdatum.
Warenausgangsdatum
Das System füllt das Warenausgangsdatum mit dem Arbeitsdatum. In diesem Beispiel ist das der 06.04.2020. Das entspricht in der Regel dem Auftragsdatum.
- Warenausgangsdatum = Arbeitsdatum
- 06.04.2020 = 06.04.2020
Sollte der Auftragsbearbeiter das Auftragsdatum im Nachhinein ändern, führt das System keine Neuberechnung der Datumsfelder in den Artikelzeilen durch. Nach Änderung des Auftragsdatums erhält der Benutzer daher folgenden Hinweis:
Geplantes Warenausgangsdatum
Das geplante Warenausgangsdatum berechnet Business Central anhand der Lagerdurchlaufzeit. Diese ist beim Lagerort des Artikels hinterlegt. In diesem Beispiel ist es das Hauptlager mit einer ausgehenden Lagerdurchlaufzeit von einem Tag.
- Warenausgangsdatum + Ausgehende Lagerdurchlaufzeit = Geplantes Warenausgangsdatum
- 06.04.2020 + 1 Tag = 07.04.2020
Geplantes Lieferdatum
Das geplante Lieferdatum errechnet sich aus dem geplanten Warenausgangsdatum plus der Transportzeit. Die Transportzeit finden Sie in der Inforegisterkarte „Lieferung und Abrechnung“ im Verkaufsauftrag.
- Geplantes Warenausgangsdatum + Transportzeit = Geplantes Lieferdatum
- 07.04.2020 + 2 Tage = 09.04.2020
Die Transportzeit ist verbunden mit der Transportart des ausgewählten Zustellers. Sind diese Informationen auf der Debitorenkarte gepflegt, werden sie automatisch in den Verkaufsauftrag übernommen.
Berechnung der Datumsfelder mit gewünschtem Lieferdatum
Wenn der Debitor seine Ware zu einem bestimmten Lieferdatum wünscht, wird dieses Datum im Auftragskopf im Feld „Gewünschtes Lieferdatum“ eingetragen.
Business Central führt jetzt ausgehend vom gewünschten Lieferdatum eine Rückwärtsberechnung durch.
Geplantes Lieferdatum
Business Central übernimmt das gewünschte Lieferdatum als geplantes Lieferdatum.
- Gewünschte Lieferdatum = Geplantes Lieferdatum
- 14.04.2020 = 14.04.2020
Geplantes Warenausgangsdatum
Ausgehend vom geplanten Lieferdatum berechnet Business Central das geplante Warenausgangsdatum, indem die im Verkaufsauftrag angegebene Transportzeit vom geplanten Lieferdatum abgezogen wird.
- Geplantes Lieferdatum – Transportzeit = Geplantes Warenausgangsdatum
- 14.04.2020 – 2 Tage = 10.04.2020
Die Verschiebung um zwei weitere Tage kommt dadurch zustande, dass zwischen dem geplanten Lieferdatum und dem geplanten Warenausgangsdatum ein Wochenende liegt.
Warenausgangsdatum
Das Warenausgangsdatum errechnet sich aus dem geplanten Warenausgangsdatum abzüglich der ausgehenden Lagerdurchlaufzeit für den in der Auftragszeile angegebenen Lagerort. In diesem Beispiel ist es das Hauptlager mit einer Lagerdurchlaufzeit von einem Tag.
- Geplantes Warenausgangsdatum – Ausgehende Lagerdurchlaufzeit = Warenausgangsdatum
- 10.04.2020 – 1 Tag = 09.04.2020
Wenn das Warenausgangsdatum vor dem Arbeitsdatum liegt
Es kann vorkommen, dass ein Kunde ein gewünschtes Lieferdatum angibt, das aufgrund der gewählten Transportzeit oder der ausgehenden Lagerdurchlaufzeit nicht eingehalten werden kann. In diesem Fall liegt das von Business Central berechnete Warenausgangsdatum vor dem Arbeitsdatum. Tritt dieser Fall ein, bekommt der Benutzer folgende Meldung vom System angezeigt:
Mit OK wird die Meldung zur Kenntnis genommen. Business Central fügt anschließend die berechneten „unrealistischen“ Datumsfelder in die Artikelzeilen ein.
Jetzt muss der Auftragsabwickler aktiv werden und prüfen, welcher bestmögliche Liefertermin realisiert werden kann. Vielleicht ist eine andere Versandart mit kürzerer Transportzeit möglich?
Sollte hier keine Lösung gefunden werden, kann der Benutzer durch Eingabe eines zugesagten Lieferdatums eine neue Rückwärtsrechnung anstoßen. Das zugesagte Lieferdatum entspricht dann dem geplanten Lieferdatum. Solange das Warenausgangsdatum vor dem Arbeitsdatum liegt, zeigt Business Central die oben dargestellte Meldung an.
Was passiert, wenn der Artikel nicht auf Lager ist?
Bei Eingabe der Menge in der Artikelzeile findet eine Verfügbarkeitsprüfung statt. Sollte der Artikel nicht verfügbar sein, bekommt der Benutzer folgende Meldung vom System angezeigt.
Mit einem Klick auf „Details anzeigen“ kann der Benutzer sich den aktuellen Lagerbestand anzeigen lassen.
Wie sich in diesem Fall mit der Funktion Lieferterminzusage ein möglicher Liefertermin von Business Central berechnen lässt, erfahren Sie demnächst in einem eigenen Blogbeitrag.
Mein Fazit
Die Datumsfelder im Verkaufsauftrag ermöglichen dem Auftragsabwickler eine zuverlässige Bestätigung von Lieferterminen für Artikel, die im Lager verfügbar sind. Die Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass die ausgehende Lagerdurchlaufzeit des Lagerortes sowie die Transportzeit im Auftrag korrekt gepflegt sind.
Die Meldungen von Business Central, bei Nichteinhaltung des gewünschten Lieferdatums oder fehlendem Lagerbestand, helfen dem Benutzer außerdem den Überblick zu behalten und bei Bedarf einzugreifen.
Nutzen sie die Datumsfelder im Verkaufsauftrag bereits aktiv für Ihre Lieferterminbestätigungen? Wenn nicht, dann beobachten Sie doch mal, wie die Felder sich bei Ihnen füllen. Ob Transportzeiten und Lagerdurchlaufzeiten gepflegt sind. Gern beraten wir Sie und helfen Ihnen bei der Überprüfung und Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse.
