Wer innerhalb der EU mit Geschäftspartnern zusammenarbeitet, sei es durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen oder durch den Bezug solcher Leistungen benötigt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-Id). Sie dient der eindeutigen Identifikation im innereuropäischen Geschäftsverkehr und ist ein zentraler Bestandteil der steuerlichen Abwicklung.
Doch damit allein ist es nicht getan: Unternehmen sollten die USt-Id ihrer Geschäftspartner unbedingt prüfen, bevor sie steuerfreie Lieferungen innerhalb der EU durchführen. Denn nur eine gültige und korrekt zugeordnete Nummer schützt vor steuerlichen Risiken.
Die qualifizierte Prüfung ist wichtig
Man muss also sicherstellen, dass die USt-Id des Geschäftspartners korrekt und gültig ist. Seitens des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) ist eine sogenannte qualifizierte Bestätigungsabfrage erforderlich – und zwar vor der ersten Lieferung.
Dabei wird nicht nur die USt-Id selbst geprüft, sondern auch, ob sie mit dem angegebenen Firmennamen und der Adresse übereinstimmt. Das Ergebnis dieser Abfrage wird vom BZSt elektronisch übermittelt und sollte unbedingt dokumentiert und archiviert werden, und zwar revisionssicher.
Warum ist das so wichtig?
Stellt sich später heraus, dass die USt-Id ungültig war oder zu einem anderen Unternehmen gehört, kann das für den deutschen Lieferanten teuer werden: Steuernachzahlungen, Verlust der Steuerfreiheit und sogar rechtliche Konsequenzen sind möglich.
Die Verantwortung liegt beim Unternehmen und die Anforderungen steigen: Seit dem 20. Juli 2025 darf die qualifizierte Prüfung nur noch elektronisch über das BZSt-Portal oder per Schnittstelle erfolgen.
Standard Business Central hat hier eine Lösung
Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet eine grundlegende USt-Id-Prüfung – allerdings mit Einschränkungen:
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Die Prüfung erfolgt über die EU-Datenbank, nicht über das BZSt.
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Es gibt keine Möglichkeit zur Batchprüfung.
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Belegprüfungen sind im Standard nicht vorgesehen.
Die sichere Lösung: Comsol USt-Id Prüfung für Business Central
Mit der Comsol-Lösung zur USt-Id Prüfung wird die Validierung ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern deutlich komfortabler und rechtssicherer. Egal ob Debitoren, Kreditoren oder Kontakte, die Prüfung kann direkt im jeweiligen Stammdatensatz oder über einen automatisierten Prüflauf erfolgen.
Dabei handelt es sich um eine qualifizierte Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), die über eine integrierte Schnittstelle zur Online-Bestätigung abgewickelt wird. So wird sichergestellt, dass nicht nur die USt-Id, sondern auch die zugehörigen Unternehmensdaten wie Name und Adresse korrekt sind.
Die Ergebnisse der Prüfung werden übersichtlich in einer Infobox dargestellt, die nach Installation der App automatisch in den Übersichten und Karten von Debitoren, Kreditoren und Kontakten eingebunden wird.
Für noch mehr Sicherheit und Komfort lässt sich optional eine automatische Prüfung bei der Freigabe von Verkaufs- und Einkaufsbelegen aktivieren. Ideal für Unternehmen, die ihre Prozesse effizient und rechtssicher gestalten möchten.
Ihre Vorteile kurz Zusammengefasst
Die Comsol-Lösung ist ideal für alle Business Central-Nutzer, die mit EU-Geschäftspartnern arbeiten und gesetzeskonform agieren möchten. Folgende Prüfungen sind direkt aus BC möglich:
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Einzelprüfungen im Stammdatensatz
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Batch-Prüflauf
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Automatische Prüfung bei Freigabe von Verkaufs-/Einkaufs-Belegen
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