Wer in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen arbeitet, kennt die Herausforderung nur zu gut. Qualität soll verlässlich sein, Abläufe sollen reibungslos funktionieren und Reklamationen sollen am besten gar nicht erst auftreten. Genau hier setzt das Modul Quality Management in Business Central an.
Es bringt etwas, das viele Unternehmen schon lange vermisst haben. Eine in die Geschäftsprozesse integrierte Qualitätsprüfung direkt im System, ohne Insellösungen, ohne doppelte Datenpflege und ohne Umwege über Excel oder Papierlisten.
In diesem Blogbeitrag schauen wir uns an, was eine Demo von Microsoft auf der Directions in Poznan über das geplante Modul Quality Management verraten hat. Es wird voraussichtlich im April 2026 mit der nächsten Version von Business Central veröffentlicht werden.
Wie das Modul funktioniert
Mit dem Quality Management können Sie die unterschiedlichsten Testpläne in Business Central frei definieren. Auf Basis der Testpläne werden Qualitätstests erstellt, in denen die Messergebnisse bzw. Prüfergebnisse erfasst werden.
Workflows sorgen dafür, dass Folgeaktionen wie Bestandssperren oder Umbuchungen abhängig vom Prüfergebnis automatisch erfolgen können. Im Folgenden stellen wir die zentralen Stellen kurz vor.
Quality Fields:
Quality Fields definieren, was geprüft wird und welche Grenzwerte gelten. Unternehmen können eigene Kriterien anlegen und flexibel steuern, welche Werte erlaubt sind. Das ist besonders hilfreich für Betriebe, die stark variierende Artikel oder Rohstoffe haben.
Ein Beispiel sind Fertigungsunternehmen, die Maße, Gewichte oder Optik prüfen müssen.
Aber auch Branchen wie Lebensmittelhandel oder Medizintechnik, die Kühlketten oder Produkteigenschaften nachweisen müssen, können diese Daten nun im Geschäftsprozess im ERP-System erfassen und speichern.
Für den in diesem und den folgenden Screenshots gezeigten Anwendungsfall wurden drei Felder konfiguriert, die bei der Lieferung geprüft werden sollen:
-
Temperatur: Die Eingabe von Dezimalzahlen im Bereich von -20 bis +20 ist zulässig. Auch der Bereich für das Bestehen des
Tests wird vorgegeben, im Beispiel 0 bis 4, da es sich um einen Artikel handelt, der gekühlt werden muss. - Gültiges Zertifikat: Jeder Lieferung soll ein Lieferantenzertifikat beiliegen. Die Werte, die ausgewählt werden dürfen, werden in einer separaten Tabelle vorgegeben. Außerdem werden der Vorgabewert („bitte auswählen“) und der Wert für das Bestehen des Tests („Ja“) festgelegt.
- Verpackung: auch für die Verpackung wurde ein Auswahlfeld angelegt wie für die Lieferantenzertifikate.
Generell kann jeder in Business Central verfügbare Feldtyp verwendet werden, um Felder für den Qualitätstest zu erstellen.
Quality Inspection Templates:
Quality Inspection Templates bündeln die Quality Fields zu einem Testplan. So kann ein Unternehmen zum Beispiel einen Testplan für den Wareneingang definieren und einen weiteren für fertige Produkte aus der Produktion.
Das Modul wird in seinem ersten Release voraussichtlich in vier Bereichen integriert sein, in denen Qualitätsprüfungen am häufigsten eingesetzt werden:
-
Einkauf
-
Produktion
-
Lager und
-
interne Logistik.
Überall dort kann künftig automatisch oder manuell ein Test ausgelöst werden. Und überall dort lässt sich klar definieren, was geprüft werden soll und wie mit den Ergebnissen umzugehen ist.
In der Testvorlage für den Anwendungsfall werden die zuvor konfigurierten Felder aufgenommen. Code und Beschreibung auf dem Header erleichtern das Auffinden der Vorlage für spätere Anpassungen.
Test Generation Rules:
Wann ein Test angelegt wird, regeln die Test Generation Rules. Hier kommt ein Wizard zum Einsatz, der den Anwender Schritt für Schritt durch die Einrichtung führt.
Möglich sind zum Beispiel folgende Auslöser:
-
Beim Buchen eines Wareneingangs aus einer Einkaufsbestellung.
-
Beim Buchen von Ist Meldungen in der Produktion.
-
Beim Buchen von Wareneingängen aus Umlagerungsaufträgen
-
Bei Umlagerungen im Rahmen der internen Logistik.
Für den gezeigten Anwendungsfall sollen die Qualitätstests erstellt werden bei der Lieferung von Einkaufsbestellungen. Auf der ersten Seite des Wizards erfolgt die Zuordnung zu Einkaufsbestellungen als Auslöser:
Auf der nächsten Seite unterstützt der Wizard beim Festlegen von Filtern, falls nicht alle Artikel geprüft werden sollen. Im Beispiel soll das Template nur für Frische-Artikel angewendet werden:
Außerdem kann auf Lagerort und andere Felder der Bestellung gefiltert werden, um den Qualitätstest mit diesem Template passgenau zu erstellen:
Qualitätstests:
Auf Basis der Qualitätstest-Templates und der Test-Erstellungs-Regeln werden Qualitätstests erstellt. Dies kann automatisch erfolgen, Anwender haben aber auch jederzeit die Möglichkeit, sie manuell aus den Belegen heraus anzulegen.
Dazu stehen in den unterstützten Belegen und auf den Pages der Qualitätstests Buttons zur Verfügung, mit denen der Anwender entweder Tests oder Umlagerungsaufträge erstellen kann.
Sind in einem Qualitätstest alle dem Template zugewiesenen Felder erfasst, erhält der Testplan den Status "Passed" oder "Fail", entsprechend der eingegebenen Werte und der definierten Grenzwerte.
Abgeschlossene Qualitätstests und die eingegebenen Messwerte bleiben in Business Central gespeichert. Das erleichtert Audits durch nachvollziehbare Dokumentation, die an zentraler Stelle auffindbar ist.
Hier ist der Qualitätstest zu sehen, der für die Lieferung erstellt wurde. In den Zeilen hat der Anwender eine gemessene Temperatur von 3,5 hinterlegt, außerdem wurde ausgewählt, dass die Verpackung in gutem Zustand ist und dass ein Zertifikat vorliegt. Alle drei Zeilen zeigen mit „Pass“ das positive Testergebnis an.
Im Header ist zu erkennen, dass eine Gesamtmenge von 10 geprüft wurde und den Test bestanden hat. Außerdem zeigt auch der Header mit „Pass“ das positive Testergebnis.
Der Status des Tests ist „Finished“, weil der Anwender das Beenden des Tests bereits bestätigt hat.
Workflows:
Nach Abschluss einer Prüfung übernimmt der Business Central Workflow den weiteren Ablauf. Damit lassen sich typische Folgeaktionen automatisieren; etwa Bestand sperren, automatische Umlagerung in ein Quarantänelager oder die Erstellung eines erneuten Tests oder eines Nachtests.
Hier ist die Einrichtung eines Workflows zu sehen, der einen Umlagerungsauftrag erstellt, sobald ein Qualitätstest mit „Failed“ abgeschlossen wird. Bei der abgebildeten Konfiguration wird die Menge der beanstandeten Artikel in den Umlagerungsauftrag übernommen. Ebenso wird der Ziellagerort der Umlagerung angegeben; der Ausgangslagerort kann frei bleiben.
Rollencenter:
Last not least bietet das Rollencenter Quality Manager Überblick und volle Kontrolle:
Quality Fields, Templates und Test Generation Rules sind im Rollencenter verlinkt, um Testpläne leicht anpassen zu können.
Kacheln zeigen sowohl ausstehende als auch abgeschlossene Tests an. Sowohl für den nächsten Prüfvorgang als auch für das nächste Audit sind alle Tests jederzeit griffbereit.
Der Qualitätstest des in den Abbildungen beschriebenen Anwendungsfalls wurde bereits abgeschlossen. Über die Kachel „Finished Tests“ kann von zentraler Stelle aus darauf zugegriffen werden.
Wichtiger Hinweis:
Ein Hinweis darf an dieser Stelle nicht fehlen: Das Modul ist noch nicht released. Die User Experience ist noch nicht abgeschlossen. Somit sind auch die gezeigten Screenshots nur ein erster Blick über die Schulter der Entwickler und Produktmanager; Änderungen natürlich noch vorbehalten.
Qualitätsprüfungen in Einkauf, Produktion und Logistik
Hier eine Übersicht für von Microsoft vorgestellten exemplarische Use Cases, die einen Querschnitt zeigen, wie unterschiedlich Qualitätstests eingerichtet werden können:
Fazit und Empfehlung
Was die Demo auf der Directions in Poznan deutlich gemacht hat: Das Modul Quality Management wird die Lücke schließen, die für Unternehmen im Geschäftsprozess durch notwendige Qualitätsprüfungen anfällt.
Das neue Modul wird eine solide Basis bilden, um Qualitätstests reibungslos in die Geschäftsprozesse zu integrieren. Und alle Testergebnisse sind zukünftig an zentraler Stelle aufzufinden und jederzeit abrufbar; ob in internen oder externen Audits.
Natürlich wird es noch Anforderungen an Qualitätsmanagement Prozesse geben, die das Modul nicht von Anfang an erfüllt. Microsoft hat sich in der Session offen für Feedback gezeigt. Die Konfiguration über Quality Fields, Templates und Generierungsregeln ist verständlich aufgebaut und lässt sich flexibel anpassen.
Die Automatisierung über Workflows sorgt dafür, dass Prüfungen nicht liegen bleiben, sondern konsequent abgearbeitet werden. Gleichzeitig bleibt die Möglichkeit, Tests manuell anzulegen, jederzeit bestehen.
Wie dokumentieren Sie Qualitätstests? Gelingt es Ihnen, Prüfungen ohne Brüche in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren? Haben Sie in einem Audit alle Prüfergebnisse zur Hand?
Wir unterstützen Sie gern dabei, die richtigen Testpläne zu entwickeln, und diese in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren.
Bereits heute ist dies möglich, und zukünftig werden wir dabei auf den Business Central Standard zugreifen können. Zögern Sie nicht, ihre Geschäftsprozesse mit uns zu durchleuchten. Der richtige Zeitpunkt ist jetzt. Sprechen Sie uns an!
Für weitere hilfreiche Tipps & Tricks in Dynamics NAV / Business Central klicken Sie auf den Namen des Autors und Sie sehen alle Beiträge im Überblick.
Möchten Sie keinen Beitrag mehr verpassen? Dann abonnieren Sie einfach den Blog und Sie werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.
