Es gibt immer wieder Ideen und Wünsche, wie man auf Basis der Daten aus Business Central auch über die Systemgrenzen des ERP-Systems hinaus Funktionen auslöst. Beispielsweise für den Mailversand, die Datenübertragung in andere Systeme oder die Interaktion mit der Office365- bzw. Microsoft365-Welt. Wir zeigen an einem einfachen Beispiel, wie wir einen Exchange/Outlook-Kalender auf Basis von Feldinformationen in Business Central füllen. Als Tool setzen wir Microsoft Power Automate (ehemals Microsoft Flow) ein.
was ist Power Automate?
Bei Microsoft Power Automate handelt es sich um ein Programm, das es dem Nutzer erlaubt, automatisierte Workflows zu erstellen und dadurch den Alltag deutlich erleichtert.
Power Automate ist dabei so aufgebaut, dass einfache Workflows mit ein bisschen Übung auch ohne Programmierkenntnisse vom Anwender erstellt werden können. Diese Automatisierungen können sowohl in Office365 (Cloud) als auch mit Power Automate Desktop erstellt werden.
Vorteile von Power Automate
Das System bringt einige Vorteile mit:
- Produktivitätssteigerung durch Zeiteinsparung mit automatisierten Workflows
- Der cloudbasierte Dienst verhindert Datenverluste
- Niedrigere Fehlerquote durch Automation
- Einfache Erstellung für jeden Mitarbeiter auch ohne Programmierkenntnisse
Für was kann Power Automate genutzt werden?
Power Automate bietet verschiedenen Möglichkeiten, Automatisierungen auszulösen (Trigger). Diese können sowohl manuell als auch automatisiert ausgelöst werden (z.B. bei Änderungen einer SQL Tabelle).
Microsoft bietet hier schon eine Vielzahl an Vorlagen (z.B. Automatisiertes senden einer E-Mail sobald eine neue Nachricht in einem Teams Kanal erstellt wird).
Wir als Comsol haben hierüber unsere Supportverwaltung realisiert. Die Supportschichten werden von uns über Business Central in einer SQL-Datenbank verwaltet. Über das SQL Gateway können mit Power Automate die Datenbank sowie einzelne Tabellen ausgelesen werden.
Der Flow liest die „Supporttabelle“ aus und wird ausgelöst, sobald dort eine Änderung stattfindet (z.B. Tausch von Supportschichten unter den Mitarbeitern).
Nun wird ein Termin in einem zentralen Outlook Kalender generiert. Der Mitarbeiter, der zu diesem Zeitpunkt für den Support eingeteilt ist, wird zu diesem Termin eingeladen und bekommt ebenfalls einen Termin in seinem persönlichen Outlook Kalender eingetragen. Der Flow prüft davor noch, ob bereits eine Schicht zur selben Zeit vorhanden ist und aktualisiert diese bei Bedarf.
Wir haben daraufhin das System noch etwas erweitert und leiten über Flow automatisch die Support-Rufnummer bei Schichtwechsel an den neuen Supportverantwortlichen weiter. Das System gibt uns einen guten Gesamtüberblick über die Supportbelegung und reduziert den manuellen Aufwand bei Schichtwechsel, etc. enorm.
Wie wir unsere gesamte Telefonie über Microsoft Teams abbilden, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
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