Haben Sie Kundengruppen, die spezifische Anforderungen an Ihre Auftragsbestätigung, Rechnung und Co. stellen? Verlangen einige Ihrer Lieferanten abweichende Informationen auf Ihrer Bestellung? Oder benötigen Sie die Möglichkeit, einen Beleg auf unterschiedlichen Kopfbögen zu drucken oder auch mal ohne Kopfbogen? Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, dann benötigen Sie für einen Beleg unterschiedliche Layouts.
Business Central bietet Ihnen für diese Anforderung bereits im Standard unterschiedliche Lösungen an, allerdings erst ab der Version Dynamics Business Central 2022 Release Wave 1. Welche das genau sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Im Druckdialog eines Beleges haben Sie die Möglichkeit, das Berichtslayout zu wechseln. Klicken Sie hierzu auf die drei Punkte im Feld Berichtslayout und wählen im nächsten Fenster das Layout aus, mit dem der Beleg gedruckt werden soll.
💡Die Voraussetzung hierfür ist, dass die jeweiligen Berichtslayouts im System angelegt sind.
Abbildung 1: Auswahl des Berichtslayouts im Druckdialog der Auftragsbestätigung.
Abbildung 2: Gefilterte Ansicht der zum Beleg zugehörigen Berichtslayouts.
Wenn das Layout eines Belegs speziell für einen bestimmten Debitoren verwendet werden soll, können Sie dies auf der Debitorenkarte unter dem Menüpunkt Dokumentenlayouts einrichten.
Gehen Sie dazu auf die Debitorenkarte und öffnen Sie die Dokumentenlayouts.
Abbildung 3: Dokumentenlayouts auf der Debitorenkarte
Richten Sie für den jeweiligen Beleg eine Zeile ein und definieren Sie unter Layout des E-Mail-Anhangs, welches Layout für den Belegausdruck verwendet werden soll.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, für den E-Mail-Versand eine abweichende Empfänger-E-Mail-Adresse sowie einen spezifischen E-Mail-Text anzugeben.
Abbildung 4: Einrichtung Dokumentenlayouts für den Bericht der Auftragsbestätigung.
Das hinterlegte Layout wird beim Öffnen des Druckdialogs als Standard für den Debitoren vorgeschlagen und beim Standard-E-Mail-Versand für den Beleganhang als PDF verwendet.
Abbildung 5: Berichtslayout laut Einrichtung der Dokumentenlayouts beim Debitor.
Abbildung 6: Versenden des Verkaufsauftrages per E-Mail mit Beleg als Anhang.
Analog zu den Einrichtungen bei den Debitoren gibt es die Dokumentenlayouts auch auf der Kreditorenkarte.
Wenn ein Lieferant spezifische Informationen auf der Einkaufsbestellung verlangt, können Sie ein neues Layout erstellen und dieses in den Dokumentenlayouts beim Kreditoren hinterlegen. Im Druckdialog wird dieses Layout dann standardmäßig vorgeschlagen und beim Versenden der Bestellung per E-Mail für den E-Mail-Anhang verwendet.
Wenn Sie Belege im RDLC-Format verwenden, erstellen wir Ihnen gerne Ihre individuellen Layouts. Sollten Sie für Ihre Belege das Word-Format benutzen, dann erfahren Sie in unserem Blogbeitrag Wordlayouts erstellen in Dynamics NAV / Business Central sowie Belegdesign mit Microsoft Word – ganz einfach?, wie sich eigene Layouts erstellen lassen. Bitte sprechen Sie uns in beiden Fällen gerne Fall an, wir unterstützen Sie.
Abbildung 7: Ansicht der Berichtslayouts für die Auftragsbestätigung (Standard Berichts-ID 1305).
Mit den Möglichkeiten unterschiedliche Berichtslayouts für einen Beleg in Business Central verwalten zu können, der Auswahl von Berichtslayouts im Druckdialog sowie der Einrichtung von Dokumentenlayouts bei Debitoren und Kreditoren, bietet Business Central Ihnen verschiedene Optionen, einen Beleg in unterschiedlichen Layouts zu drucken.
Wenn bei Ihnen die Anforderung aufkommt, entweder intern oder durch Anforderung Ihrer Debitoren oder Lieferanten, empfehle ich Ihnen generell sorgsam zu prüfen, ob mehrere Layouts für einen Beleg wirklich notwendig sind. Auch hier gilt, wie so oft im Leben: Weniger ist mehr.
Kommen Sie um diese Anforderung nicht herum, bietet der Standard eine passable Lösung. Gerne stehen wir Ihnen beratend zur Seite bei der Entscheidung, ob ein abweichendes Layout sinnvoll ist, und unterstützen Sie bei der Erstellung von individuellen Berichtslayouts. Sprechen Sie uns gerne an.
Sollten Sie mehr über das Versenden von E-Mails im Business Central Standard erfahren wollen, empfehle ich Ihnen folgenden Blogbeitrag: Belege versenden per E-Mail im Business Central Standard.
Für weitere hilfreiche Tipps in Dynamics NAV / Business Central klicken Sie einfach oben auf den orangefarbenen Button "Tipps & Tricks", dann sehen Sie alle Beiträge im Überblick.
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