Einfügen von Daten aus Excel in Dynamics NAV

Das NAV in allen Ansichten die Möglichkeit zum Excel Export liefert hat sich mittlerweile herumgesprochen. Auch der Abruf komplexer Daten mit Hilfe von Excel und NAV Queries war schon Thema an dieser Stelle. Eher seltener wird darüber gesprochen, dass das Einfügen von Daten aus Excel in NAV mit den letzten RTC Versionen noch viel einfacher geworden ist.
Probieren Sie es selber aus, in dem Sie z.B. ein Buchblatt oder eine andere "bearbeitbare" Liste wie die VK-Preise öffnen. Nehmen wir beispielhaft ein Kassenbuch, das manuell in Excel geführt wird und dann in ein NAV Buchblatt übertragen werden soll.


Markieren Sie alle relevanten Zeilen und kopieren diese in die Zwischenablage (Strg+C). Klicken Sie in NAV dann mit der rechten Maustaste auf die Zeilen und wählen "Zeilen einfügen" aus (Strg+Umschalt+V).


Und schon sind die Excel Daten eingefügt.

Beachten Sie, dass NAV versucht die sichtbaren Spalten aus Excel von links nach rechts in NAV einzufügen. Das ist der Grund, dass wir in unserem Excel drei leere Spalten G-I für die NAV Spalten Buchungsart, Geschäftsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe gelassen haben. Passt die Spaltenreihenfolge nicht, so kommt es beim Einfügen zu folgender Fehlermeldung.


Um sicher zu gehen, dass man die richtige Reihenfolge und evtl. Leerspalten einhält, hat sich in der Praxis folgendes Vorgehen bewährt: Tragen Sie in NAV zuerst eine Zeile so ein, wie Sie die Daten benötigen. Dann markieren Sie die Zeile, klicken mit der rechten Maustaste und wählen "Zeilen kopieren".



Fügen sie die Zeile dann in ein neues Excel Arbeitsblatt ein. Jetzt haben Sie eine Zeile mit den Spaltenüberschriften und die zweite mit den von Ihnen eingefügten Daten.


Das ist eine perfekte Vorlage um alle weiteren Zeilen manuell in Excel zu befüllen, denn jetzt sind sie sicher, dass Sie die richtige Spaltenreihenfolge haben. Beachten Sie beim späteren Markieren & Kopieren in Excel, dass Sie die Überschriftenzeile nicht mitnehmen.
Es gibt noch eine weitere Möglichkeit um unnötige leere Spalten in Excel zu vermeiden. Tragen Sie alle Werte in NAV ein, die sie benötigen und blenden Sie dann alle nicht benötigten Spalten aus. In Excel tragen Sie die Werte entsprechend auch spaltenweise ein. Für obiges Beispiel sieht das dann wie folgt aus:



Zum Abschluss noch der berühmte Excel Hinweis: Denken Sie daran, dass Excel gerne führende Nullen abschneidet und formatieren Sie deswegen risikobehaftete Felder vorher als „Text“.

Autor: Alexander Brož, Comsol