Happy Birthday Comsol NewsletterAusgabe Mai 2014Inhalt: SEPA, Warenursprung und Präferenzen, Jet Reports

Happy Birthday Comsol Newsletter
Ausgabe Mai 2014

Inhalt: SEPA, Warenursprung und Präferenzen, Jet Reports

Optimierung von Überweisungen über den Verwendungszweck in SEPA

Mit der Umstellung vom DTAUS- Dateiformat auf das SEPA.XML-Dateiformat hat sich die Anzahl möglichen Zeichen beim Verwendungszweck von 378 auf nur noch 140 reduziert. Konnte man früher bis zu 16 Rechnungen mit einer Überweisung bezahlen, so sind es bei SEPA nur noch 6 Rechnungen.

In der Standardeinrichtung vom Akquinet-Zahlungsverkehr werden als Anzahl Posten 4 vorgeschlagen, d.h. bei der Zahlung von 5 Rechnungen wird ein Avis erstellt.

Was bedeutet das Avis in der Praxis? Die Avise müssen ausgedruckt, gefaltet, kuvertiert, frankiert und versendet werden. Natürlich kann man diesen Prozess automatisieren, was sich allerdings nur in den seltenen Fällen durchgesetzt hat. Auf der Seite der Empfänger von einem Avis wird der Zeitaufwand jedoch wesentlich aufwändiger: Das Avis kommt an der Poststelle an. Der Brief muss geöffnet und das Dokument dem richtigen Sachbearbeiter zur Verfügung gestellt werden. In den meisten Fällen wird aber der Buchhalter schon versucht haben, den Überweisungsbetrag offenen Rechnungen zuzuordnen. Bei einfachen Debitorenkonten wird das sogar recht schnell gelingen und für die komplizierten Fälle muss man dann auf das Avis warten.

Wir schlagen folgende Einrichtung vor: Mit der Anzahl von 31 Posten werden für einen Kreditor max. 5 Überweisungen zu je 6 Rechnungen generiert. Dafür ist es jedoch notwendig, den Verwendungszweck abzuspecken. Mit unserer Einrichtung „/ %1 %4" übertragen wir die Rechnungsnummer und den Zahlbetrag, jeweils getrennt mit dem Zeichen „/". Die restlichen Angaben sind aus unserer Sicht beim Empfänger überflüssig da wir doch hoffen, dass auch der Empfänger die Verarbeitung der Eingangszahlungen durch den Bankkontoauszug-Import automatisiert hat.

Mit den neuesten Versionen vom Zahlungsverkehr ist es ja jetzt möglich, auch individuell auf die Wünsche von Kreditoren einzugehen. In unserem Beispiel wünscht der Lieferant ein AVIS ab 7 Rechnungen. Sind mit dem Zahl Lauf viele Lieferanten mit Avise zu bedienen, so investieren Sie anstelle der Reportanpassung nach ihrem Corporate Identity lieber in einen automatischen E-Mail Versand mit einem Excel-Sheet als Dateianhang. Gerade auch im Hinblick auf Versionen ab NAV 2009 mit den hoch integrierten Office Komponenten kann man mit der elektronischen „Zur-Verfügung-stellen" eines Avis im Excel-Sheet dem Lieferanten die Möglichkeit geben, seinerseits den Zahlungs-Zuordnungsprozess  von Großkunden zu automatisieren.