In diesem Beitrag zeigen wir, welche neuen Funktionen mit BC 28 ab April 2026 in den Mahnungen genutzt werden, worauf Sie nach dem Update achten müssen und welche Einstellungen in Business Central notwendig sind, damit die neuen Möglichkeiten auch im Alltag greifen. Außerdem erfahren Sie, warum Sie mit Hilfe der Funktionsverwaltung die Umstellung bereits jetzt vorbereiten sollten.
Offene Forderungen kosten Zeit, Liquidität und Nerven. Viele Unternehmen mahnen zwar regelmäßig, aber der Prozess ist oft manuell, uneinheitlich und wenig transparent. Mit den neuen Mahntexten und erweiterten Automatisierungsmöglichkeiten in Microsoft Dynamics 365 Business Central setzt Microsoft genau hier an. Kommunikation wird klarer, der Prozess durchgängiger und die Mahnung kann deutlich stärker automatisiert werden.
Neue Kommunikationswege für Mahntexte
Bisher waren Mahntexte stark auf den klassischen Mahnbericht fokussiert. Mit der neuen Funktion können Mahntexte nun explizit für den Versand per E-Mail gepflegt werden. Das betrifft sowohl das Anschreiben als auch die inhaltliche Ausgestaltung der Mahnung selbst.
Neu ist außerdem, dass Mahnungen optional direkt im E-Mail-Text ausgegeben werden können. Die Mahnpositionen werden dabei tabellarisch in der E-Mail dargestellt. Der Kunde sieht die offenen Posten sofort, ohne einen Anhang öffnen zu müssen. Der Mahnbericht kann weiterhin zusätzlich als PDF angehängt werden.
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen mit regelmäßigem Mahnvolumen ist das ein deutlicher Fortschritt in der Debitorenkommunikation.
Automatisierung des gesamten Mahnprozesses
Der Mahnprozess lässt sich jetzt deutlich granularer automatisieren. Je nach Organisationsgrad können einzelne Schritte (Erstellen, Registrieren, Senden) oder der komplette Ablauf automatisiert werden.
Beim Senden können zusätzlich alle gemahnten Rechnungsbelege automatisch an die E-Mail angehängt werden. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt den Zahlungseingang, da der Kunde alle relevanten Informationen sofort zur Hand hat.
Mit dem Update auf Business Central Version 28 stehen die neuen Textfelder technisch zur Verfügung, sie sind in bestehenden Mahnungsmethoden jedoch zunächst nicht aktiv befüllt. Wenn Sie Ihre bisherigen Mahntexte weiterhin nutzen wollen, ist ein manueller Schritt erforderlich: Die Texte müssen explizit in die Mahnstufen übertragen werden. Dazu steht die neue Aktion „Texte übertragen“ in der Mahnungsmethodencode Übersicht zur Verfügung.
Wichtig ist dabei: Die Aktion finden Sie in der Übersicht der Mahnungsmethoden, nicht innerhalb einer einzelnen Mahnungsmethode. Öffnen Sie daher zunächst die Liste der Mahnungsmethoden und wählen Sie dann Aktionen und "Texte übertragen".
Dieser Schritt übernimmt die vorhandenen Texte in die neuen Mahntexte für alle Mahnstufen. Ohne diesen Klick bleiben die neuen Mahntexte leer.
Unser Hinweis aus der Praxis:
Prüfen Sie anschließend die Texte jeder aktiven Mahnungsmethode einzeln. Inhalt und Tonalität sollten mit dem jeweiligen Eskalationsgrad übereinstimmen. Gerade bei mehreren Stufen ist es wichtig, dass sich Texte klar voneinander unterscheiden und nicht einfach identisch wiederholen.
Öffnen Sie dazu anschließend die Mahnungsmethoden und wählen Sie die gewünschte Mahnungsmethode aus. Wechseln Sie dort nacheinander in die Mahnstufen.
Mahntexte gezielt prüfen und anpassen
Ein wichtiger Punkt betrifft den Standardbericht 117 für Mahnungen. Dieser enthält weiterhin alle Textzeilen der früheren Mahntexte. Wenn Sie künftig stärker auf den Versand per E-Mail setzen, sollten Sie den Berichtstext bewusst kürzer und formaler halten, damit sich Anschreiben und Anhang nicht doppeln. D.h. ein kritischer Blick in die oben abgebildeten Anhangstextzeilen (2) ist nach der Übernahme zu empfehlen.
Konkret bedeutet das:
Das Anschreiben in der E-Mail übernimmt einen Teil der Kommunikation. Der Mahnbericht als Anhang sollte inhaltlich dazu passen und nicht redundant oder widersprüchlich sein.
Gerade wenn Sie die tabellarische Darstellung der Mahnpositionen direkt in der E-Mail nutzen, lohnt sich eine klare Trennung: Erstens der E-Mail-Text für persönliche Ansprache und Hinweis auf offene Posten. Zweitens Bericht als formaler Beleg im Anhang.
Automatisierung bewusst einsetzen
Auch wenn technisch alles automatisierbar ist, empfehlen wir, den Automatisierungsgrad bewusst festzulegen. In vielen Unternehmen ist es sinnvoll, das Erstellen und ggf. noch das Registrieren zu automatisieren, den Versand aber zunächst zu kontrollieren.
Eine weitere Möglichkeit ist beispielsweise, Mahnungen der Stufe 1 automatisiert abzuwickeln, bei weiteren Mahnstufen zunächst den Mahnvorschlag zu prüfen. Business Central unterstützt die gewünschte Entscheidung für jeden Prozessschritt.
Wichtig ist außerdem, die E-Mail-Einrichtung zu prüfen. Absender, Antwortadresse und Layout sollten zur gewünschten Außenwirkung passen. Die Mahnung ist ein sensibler Kommunikationspunkt mit direktem Einfluss auf die Kundenbeziehung.
In der Funktionsverwaltung der aktuellen BC Versionen können Sie die Funktion der neuen Kommunikationstexte für Mahnungen bereits jetzt aktivieren.
Vermeiden Sie Zeitdruck und nutzen Sie jetzt schon eine Sandbox, um den Mehrwert der neuen Funktion und die passende Einrichtung für Ihr Unternehmen im Vorfeld zu finden.
Die folgende Checkliste benennt die wichtigsten Schritte:
Gehen Sie diese Schritte in einer Sandbox durch und nach erfolgreichem Test können Sie diese Schritte in Ihrer Produktiv-Umgebung durchführen.
Funktion aktiviert (bis BC27) oder Update auf BC28 erfolgt
Mahnungsmethodenübersicht öffnen
Aktionen → Texte übertragen ausführen
Texte je Stufe prüfen, speziell E-Mail-Text vs. Berichtstext
Testmail und Testmahnung durchführen (denken Sie daran, für den Testdebitor für die Mahnung eine eigene interne E-Mail-Adresse zu hinterlegen)
optional: Automatisierung aktivieren
Die neuen Mahntexte und Automatisierungsfunktionen sind kein rein technisches Update. Sie verändern, wie Mahnungen wahrgenommen werden und wie effizient der Prozess im Alltag läuft. Wer hier nur aktualisiert, aber nichts konfiguriert, verschenkt Potenzial.
Unsere Empfehlung ist klar: Nehmen Sie sich vor oder nach dem Update gezielt Zeit für die Mahnungsmethoden, führen Sie die Textübernahme aktiv durch und stimmen Sie Inhalte und Kommunikationsweg aufeinander ab. Prüfen Sie anschließend, welche Schritte Sie sinnvoll automatisieren möchten.
Gerne unterstützen wir Sie dabei, den Mahnprozess in Business Central so einzurichten, dass er zu Ihrer Organisation passt und gleichzeitig professionell gegenüber Ihren Kunden wirkt.
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