Newsletter Nr. 5 / 2010
Kaufmännische Prozesse automatisieren, solange diese zur Wertschöpfung beitragen
Konsequent vereinfachen – wie viel Automatisierung brauche ich für mein Unternehmen. Der 3. und letzte Teil der Betrachtung von Urs Weidmann, Gründer und Vorstandsvorsitzender der Comsol Unternehmenslösung AG.
Teil 1 des Artikels ist erschienen in Ausgabe 12/09, Teil 2 in Ausgabe 01/10 des Comsol Newsletters.
Wenn zentrale Softwarelösungen eingeführt oder abgelöst werden, geht es aber vor allem darum, die bestehenden Ablaufprozesse zu analysieren. Eine Ist-Analyse umfasst die folgenden drei Schritte:
Schritt 1: Überprüfen und analysieren der Arbeitsabläufe:
- Was ist zu tun?
- Wer macht es und warum macht er es?
- Wie, wann und wo wird es gemacht?
- Wieso wird es nicht anders gemacht?
Schritt 2: Anforderungen und Ziele formulieren, die sich aus der Analyse ergeben.
Das, was durch Menschen änderbar ist, gehört in eine Prozessbeschreibung – die
Anforderungen an Maschinen und Programme dagegen in ein Lastenheft.
Schritt 3: Die im Lastenhefte fixierten Anforderungen bei den Softwareanbietern ausschreiben.
Die Verwendung von Musterlastenhefte mit Standardanforderungen ohne die umgesetzten Punkte eins und zwei sind aus meiner Sicht nicht wirklich hilfreich, weil die Antwort keine Rücksicht auf die Qualität der angefragten Funktionalität gibt.
Ein externer Berater kann Sie in allen drei Schritten unterstützen. In der Regel ist er neutral und nicht betriebsblind. Dank seinen Erfahrungen aus anderen Projekten kann er zusätzliche Lösungen präsentieren. Alternativ zur Schritte der Ist-Analyse könnten auch gemeinsame Workshops mit Anbietern sein. Es ist immer dann ein pragmatischer Weg, wenn man gewillt ist, seine Arbeitsabläufe an die Software anzupassen. Dazu später mehr.
Software Auswahl – aber wie
In der Praxis kann es für Softwareanforderungen sowohl Standardlösungen als auch individuelle Lösung geben. In Abhängigkeit der grundsätzlichen Bedeutung der einzusetzenden Software sowie vom Investitionsvolumen sollte man sich im Vorfeld mit dem Produkt intensiv auseinandersetzen. Von den meisten Standardprodukten sind Testinstallationen möglich. Im Anhang finden sie eine Checkliste die helfen soll, den Einsatz eines beliebigen Softwareproduktes im Gesamtumfeld zu bewerten.
Automatisieren, bevor es zu spät ist
Ich bin sicher, dass in den letzten Monat viele Unternehmen Insolvenz anmelden mussten, weil sie nicht, zu spät oder zu wenig in die Automatisierung investiert haben. Gerade mittelständische Unternehmen scheuen notwendige Restrukturierungen in der Mitarbeiterschaft. In der Insolvenz haben alle Mitarbeiter den Arbeitsplatz verloren.
Automatisierung kostet Geld, aus Sicht einer knappen Kasse vielleicht sogar viel zu viel Geld. Es gilt zu bedenken, dass die hohen Kosten aber da entstehen, wo Mitarbeiter leicht automatisierbare Büroarbeit manuell erledigen. Setzen sie diese Mitarbeiter um in „produktive“ Bereich oder Bereiche die zur indirekten Wertschöpfung beitragen, z.B. im Service, Internetauftritt, Vertriebsunterstützung, Hotline usw.
Die Investition von 100.000 EUR refinanziert sich in 2 – 3 Jahren. Allein das Nichtersetzen eines ausgeschiedenen Mitarbeiters mit einem Gehalt von 3.000 EUR schafft Ihnen pro Jahr ein Investitionsbudget von ca. 45.000 EUR. In vier Jahren sind das sogar 180.000 EUR. Sparen könnte man auch bei Firmenfahrzeugen. Ihre Wertschöpfung liegt darin, eine Person von A nach B zu fahren. Ob man 25 oder 50 Tausend investiert erhöht den Nutzen allenfalls in etwas mehr Komfort. Die gesparten 25 Tausend in die Automatisierung zu investieren mag jedoch dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen überlebt.
Setzen sie sich mit ihren Mitarbeitern zusammen und starten sie morgen die Analyse, wo Prozesse vereinfacht und mittels Automatisierung verbessert werden können.
Den angekündigten Anhang mit einer allgemeinen Checkliste für den Kauf von Software finden Sie im nachfolgenden PDF, in dem auch der komplette Text (Teil 1 bis Teil 3) zusammengestellt ist:
- Wieviel Automatisierung brauche ich für mein Unternehmen? (153,31 kB, PDF)
Und der wichtigste Check
Software wird meistens durch Verkäufer präsentiert. Das sind in der Regel kommunikative Personen, die natürlich vom Produkt überzeugt sind. Selbstverständlich, dass es für die vom Einkäufer kommunizierte Anforderung für beide ein Bild gibt. Keiner weiß jedoch vom anderen, dass diese Bilder total voneinander abweichen.
Verantwortlichen und professionellen Einkäufern und Entscheider gebe ich den Rat, Angebote mit der Beauftragung von Workshops bei mindestens zwei Anbietern zu hinterfragen. Mit einer geringen Vorabinvestition wird damit das Risiko einer Fehlentscheidung minimiert.
Je nach Höhe vom budgetierten Investitionsaufwand und der Wichtigkeit sollten diese Workshops einen Umfang von einem halben bis mehreren Tagen umfassen. Dabei sollen auch die Mitarbeiter beteiligt werden, die bei der Einführung der Software Schlüsselrollen einnehmen.
Beim gemeinsamen Arbeiten lernt man nicht nur die künftigen Partner kennen, sondern auch, wie diese Probleme lösen. Der eine bietet vielleicht die Anpassung der Software an, der andere überzeugt, wie ein der Software angepasster Arbeitsablauf zum gleichen Ziel führt. Man wird im Unterscheid auch die Kompetenz vom künftigen Partner kennen lernen.
Der Workshop hat zudem den Vorteil, dass die im Auswahlprozess involvierten Mitarbeiter die Grundstrukturen und Art der Bedienung mitbekommen. Nebst den Anschaffungs- und Wartungskosten für die Software wird man auch eine exaktere Schätzung der notwendigen Anpassungskosten im Vergleich der Anbieter bekommen.
Dann muss in der Entscheidung noch berücksichtigt werden, dass die wirklichen Kosten nicht mit der Anschaffung entstehen, sondern in fehlenden oder umständlichen Funktionen, komplexen Bedienung, mangelnde Akzeptanz bei der Mitarbeiterschaft oder bei veralteter proprietären Datenbankstruktur.
Urs Weidmann
Gründer und Vorstandsvorsitzender der Comsol Unternehmenslösungen AG, Eschborn
Hinweis der Redaktion: Der Artikel ist Grundlage des Vortrages von Urs Weidmann, gehalten auf der Veranstaltung „Software – Organisation – Sicherheit: Wie viel IT braucht mein Unternehmen?“ vom 2. November 2009 in Eschborn
