Newsletter Nr. 12 / 2009
Comsol Reisekosten - News zum Jahreswechsel
Ein Jahreswechsel bringt leider für den Reisekostenverantwortlichen immer ein wenig Aufwand mit sich, um die neusten Regelungen der Steuergesetzgebung entsprechend zu berücksichtigen. Wir wollen hier zusätzlich auch positive Meldungen berichten: Dr. Jürgen Florian, Entwickler Comsol Reisekosten, mit News zur Programm-Entwicklung.
Was ist neu in Comsol Reisekosten?
Neuregelung Frühstücksabzug
- Auswählen von Sachbezügen und Prozentabzug optional im Wizard:
Wenn keine Frühstückskosten auf der Hotelrechnung eingetragen sind, dann wird eine Pauschale in Höhe von 20% der Tagespauschale als Frühstücksabzug angenommen. Dies ist aber nur dann nötig, wenn das Hotel nicht vom Arbeitgeber vor der Reise bestellt wurde. Dann ist der amtliche Sachbezugswert anzusetzen, der sich zum 1.1.2010 auf 1,57 EUR erhöht (für Mittag und Abendessen auf 2,80). - Hotelrechnung mit mehreren Mehrwertsteuersätzen:
Hierzu ist eine Programmänderung in Arbeit, die im zweiten Teil des Artikels genauer beschrieben wird.
Anpassung an neue Projektstruktur (ab Version 5.0)
- Unterstützung der Projektaufgabe auf allen Ebenen der Reisekostenerfassung
- Unterstützung der Projektzeilenart (Plan, Vertrag)
- Kennzeichen, ob der Projektbetrag fakturiert werden darf
- Bebuchen Projektposten wahlweise mit Artikel, Sachkonto oder Ressource
- Erstellen der Projektposten in Fremdwährung
Änderung E-Mail Anbindung (ab Version 5.0)
- Die E-Mailanbindung über MAPI (Outlookclient) oder über SMTP (direkte Ansteuerung eines Mailservers). Mit der Mail wird ein Link verschickt, der direkt in die Genehmigungsform verzweigt
Unterstützung Roll Tailored Client (RTC) (ab Version 2009)
- Aktuell liegen alle Forms auch in der RTC Version vor.
Was bedeuten die geplanten Änderungen im Frühstücksabzug für die Abrechnung von Reisekosten in 2010?
Vorbehaltlich der Zustimmung durch den Bundesrat wird das “Wachstumsbeschleunigungsgesetz“ auch Auswirkungen auf die Reisekosten haben.
Aktuell im Bundestag wurde beschlossen, dass die Mehrwertsteuer für Hotels auf 7% gesenkt wurde, allerdings der Frühstücksanteil weiter mit 19% versteuert werden muss. Dies auch, um die Gastronomie nicht zu benachteiligen. Konkret heißt dies, dass der Frühstücksanteil auf der Hotelrechnung separat ausgewiesen werden muss. Und dies bedeutet dann auch, dass nur der Anteil der Hotelrechnung erstattet wird, der die reine Übernachtungsleistung betrifft. Frühstück ist hier außen vor.
Vorbehaltlich von noch erfolgenden Durchführungbestimmungen müssen dann Hotelkosten getrennt erfasst werden:
- Übernachtungskosten mit 7 % (reine Übernachtungskosten)
- Frühstück mit 19%
Da das Frühstück mit 19% nicht ausgezahlt werden darf, müssen hier zwei Buchungssätze erstellt werden. Zum einen ein Buchungssatz, der den Betrag ins positive bucht mit 19% Mehrwertsteuer und zusätzlich ein Abzug mit null % Mehrwertsteuer. Dies kann dann über eine Folgebelegart gesteuert werden, die in der Folgebelegart den Betrag ausgleicht. Dies wird in unserem aktuellen Update berücksichtigt, der dann noch im Dezember erscheinen wird.
Über den Wizard muss dann der Übernachtungs- und Frühstücksbetrag separat erfasst werden, es gibt dann nur noch im Ausland den möglichen Pauschabzug. Über die Belegart tatsächlicher Betrag Frühstück kann dann die Steuerung angestoßen werden.
Was ist zu tun:
Zuerst die Belegart 208 anlegen (Abzug tatsächliche Frühstückskosten). Dies kann von der 207 (tatsächliche Kosten Frühstücksabzug) kopiert werden.
Die 208 folgendermaßen ändern:
In Folgebelegart die 208 eintragen und als Berechnung Folgebelegart die Auswahl Negativbetrag. Die Belegart 208 auf Änderung Vorgabe Keine Änderung setzen, so dass kein Überschreiben möglich ist.
Werden nun über das Programm „Hotel-Sachbezüge erfassen“ Hotelkosten erfasst, so sieht dies bei einer Hotelrechnung von 65 EUR bei 5 EUR Frühstücksabzug (reine Übernachtungskosten 60 EUR) folgendermaßen aus:
Es werden 60 EUR mit 7% MWST gebucht, es werden 5 EUR mit 19% MWST gebucht. Der Mitarbeiter erhält 60 EUR, also die reinen Übernachtungskosten ausgezahlt. Vorsteuerabzug und Auszahlung sind korrekt.
Auch wenn die Rechtslage noch nicht klar definiert ist, die Comsol- Reisekosten sind auf diese Änderung vorbereitet und mit dem nächsten Update können Sie auch für 2010 rechtssicher abrechnen.
Trotzdem hoffen wir, dass diese komplizierte Regelung für das Jahr 2010 nicht nötig wird. Wenn doch – ein Ausweichen auf Sachbezugswerte ( siehe mein Artikel im Comsol-Newsletter) wäre vielleicht auch eine mögliche Lösung, wobei es aber nichts ändert an der komplexen Regelung mit zwei Mehrwertsteuersätzen in einer Rechnung.
Autor: Dr. Jürgen Florian, Entwickler Comsol Reisekosten und Berater im Comsol-Team
Informationen zur Lösung Comsol Reisekosten:
Comsol Reisekosten hilft bei der einfachen, Kosten sparenden Planung, Erfassung und Abrechnung von Reisen und sonstigen Belegen. Comsol Reisekosten ist sehr einfach in Microsoft Dynamics NAV integrierbar. Prozessbrüche und Schnittstellenprobleme gehören der Vergangenheit an. Die Einrichtung „auf Knopfdruck? und die intuitive Handhabung der Anwendung machen die Lösung zu einem funktionalen Werkzeug für Reisende. Im Vordergrund steht die einfach gehaltene Erfassung der Reisekosten und anderer Spesenbelege durch den Mitarbeiter. Diese kann mittels des Standard-Clients und/oder über ein Webportal erfolgen.
Weitere Informationen sowie kostenfreie Webinare: Comsol-Reisekosten.de
